2010年02月27日

【手帳術】自分でアレンジした略称・記号を利用して効率的にスケジューリングする

私はシステム手帳にビジネス・プライベートを問わず自分のto doを記入する際、自分なりにアレンジした略号・記号を使用するようしている。というのも、手帳のスペースは限られているため、「契約審査」「法律相談」「打ち合わせ」「会議」等のように、全てを記入していくのは時間と手間がかかるためである。例えば、私が使用している略号・記号は以下のとおりである。

A…agreement。契約審査を行う。
L/C…Legal Consultation。法律相談を行う。
F…Filing。整理。資料まとめ。
P…Planning。企画。
打…打ち合わせ(1対1のミーティング)
会…会議(複数間でのミーティング)
E…Examine。調査案件。
I…インターネットで調べるHPなど。
C…Check。契約審査案件などを再度チェックする。
M…Mail。メールを送信する。
T…Tell。電話をかける。
G…Go。訪問する。
R…Read。目を通す。購読する。
B…Buy。本や商品を購入する。
H…Home。自宅関連の用事。家事や育児など。
食…友人との外食。
レ…家族とのレジャー。
B/L…Blog。ブログで書くネタなど

★…重要案件
!…至急案件
※…別途注意書きを参照。

手帳というのは、人に見せるものではなく、自分で使うためのものである。従って、自分でしかわからない記号・略号を使ってこのように、効率的にスケジューリングすることをお勧めしたい。皆さんも自分なりにアレンジして、手帳をより使いやすくしてみてはいかがだろうか。


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2010年02月22日

【書評】「ミスが少ない人は必ずやっている[書類・手帳・ノート]の整理術」小西七重・池田秀之(サンクチュアリ出版)

図解 ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術図解 ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術
サンクチュアリ出版

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1.購読対象者
  ・職場の机の整理方法についてお悩みの方
  ・手帳の使い方についてヒントを探している方
  ・仕事のノウハウを体系的に記録することに関心を持っている方

2.目次
  PART1 FILING ファイリング術で書類を整理する
  PART2 PLANNERS 手帳術で情報を整理する
  PART3 NOTEBOOKS ノート術で思考を整理する

3.感想
先日、所用で大阪梅田に行った折に、時間の合間に立ち寄った本屋で本書を見つけたのだが、装丁のデザインと内容のわかりやすさで思わず衝動買いしてしまった。しかし、読了した現在は購入して良かったと思っている。PART1とPART2は、私にとっておおむね知っているような知識ばかりだったが、PART3が非常に参考になったので、本ブログで紹介したい。

PART3では、様々な情報を検索しやすいようにタグを設定した上でノートに記入し、仕事に役立てることについて説明されている。ビジネスシーンにおいて自分が得た情報や成功・失敗経験、思考過程などを記入し、それを継続することによって将来の知的資産とする、というノート使用方法が私にとって新鮮であった。つまり、アナログをメインにしつつ、デジタルも併用する方法が面白いと感じたのだ。私は今まで日々の仕事を処理する過程において、そこで得た知識・経験を自分の知的資産として記録・保管するという作業を効率的に行っていなかったため、そのヒントが本PARTには記述されており、大変参考になった。早速、職場で実践していこうと考えている。

また、本PARTでは、ビジネス書や専門書などの読書で得た新しい知識をノートに記録する、ということも紹介されている。こちらについては、以前に読書記録を自分のパソコンにおいてワードファイルにおいて保管するということについて紹介させて頂いたが、正直なところパソコンに保管すると、もうその作業だけで安心してしまい、それらを活用することがあまりないという悩みがあった(正確に言うとパソコンをいちいち起動するのが面倒くさい)。また、自分で読書記録をノートに書き、机にたてて置けば、すぐに参照しやすいというメリットがある。そういう意味でもアナログの良さを再発見することができたので、本PARTは非常に参考になったのだが、今後もパソコン記録方法を継続するのか、一部だけでも試験的にノートに記録するのか、正直悩んでいるのが実情だ。

しかし、このPART3だが、以下の書籍と書いていることが良く似ている。興味を持たれた方はこちらにも目を通してみてはどうだろうか。

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ラベル:整理術
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2010年02月19日

【社会・経済】痛ましい虐待事件/最近とみに多くなったような…



記事にあるように痛ましい事件が起きた。両親の虐待によって2歳の長男が死亡したというもの。思うのだが、ここ数年このような虐待事件が数多く報道されるようになったような気がする。昔はこのような事件はめったに起こらなかったものだが。やはり、それだけ未成熟な親が増加しているということなのだろうか?というのも、私にも2歳の息子がいるので、決して人ごとではない。

現在、息子はかんしゃく持ちのプチ反抗期に突入しており、おもちゃで遊んでいても自分の思い通りに動かないときは、泣いたり、壁に頭突きをしたりしている(笑)。私も妻も毎日大変なエネルギーを消耗しているのだが、それでもやはり子供が時折見せる無邪気な笑顔には救われるものだ。仕事の疲れなどふっとんでしまう。ちなみに、目下のところ私が一番幸せを感じる時間は、息子と一緒にお風呂に入っているときである。

以前、ある独身の知人に「結婚して子供を作っていいことがあるのだろうか?」と真顔で問われたことがある。確かに子供がいると、自分が自由に使える時間とお金は確実に減少する。しかし、これからの長い人生を一人で生きていくのは、やはり寂しいし、愛情の拠り所を設けるのは人間にとって必要ではないかと思うのだ。また、子供を産んで育てるということは、自分を育ててくれた親、ひいては祖先への「恩返し」なのではないかな、とも思う。ちなみに、これは妻の意見だが、「子供を産んで育てるということは自分が親としても成長していかなければならないということであり、それは人間としての成長につながる」

もっとも、現在の妻と知り合ってからこそ、このように家庭を設けることができたのであり、そうでなければ今頃、私は「婚活」を行っていたかもしれない…。いずれにせよ、私は企業法務担当者・商社マン・ビジネスマンとしてだけではなく、夫として、父として、そして一人の人間として自分を成長させていきたいと考えている。


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ラベル:息子 育児
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2010年02月18日

【情報整理】情報リテラシーの重要性/現代ビジネスマンには必須の能力

1.NIKKEI NETの特集より
私は、FireFoxのトップページにはNIKKEI NETを設定しているのだが、以前より「情報の力を生かして現状打破」という特集記事が公開されているため、定期的にチェックしている。

http://www.nikkei.co.jp/ps/epson_business/05/

インタビュアーが、ビジネスマンが情報とどのように接していくかについて著名人(レバレッジシリーズで有名な本田直之氏も含まれている)と対談を行うというシリーズもので、最近完結したようだ。もっとも、本特集は某メーカーがスポンサーを務めているせいか、当事者が対談した後、最終的には製品広告に落ち着くというお決まりのコンセプトなのだが、対談の中には以下のようになかなか参考になる発言があったため(特に小見出しの箇所)、知的資産とするべく手帳にメモした次第だ。

・常に問題意識を有する人だけが、情報から何かを思いつく
・十分なインプットなくしてアウトプットにはつながらない。
・知識だけではなく、想像力・独創性・問題意識があってこそ、インテリジェンス(仕事で生かせる情報)となる。
・情報を発信する側は、本質を語ることが大切である。
・街や家庭で得られる情報が蓄積されると、必ず仕事で生きる。
・情報集めに時間をかけることは、意思決定というリターンを得るための一種の投資である。


2.情報リテラシーの重要性
ビジネスマンにとって「良質の情報をできる限り多く取得し、」「様々な観点から分析を行い、」「新しい情報として加工または新しく作成し、」「他者が理解できるようにわかりやすく発信する」という能力は非常に重要なスキルである。

それを向上していくためには、自分なりに「情報とどのようにして付き合っていくか?」というルールを決めて、反復継続していく作業が必要となるのだが、本ブログでもそれについて発信していきたい。


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2010年02月16日

【仕事観・キャリア論】「24」から垣間見るアメリカにおける職責の厳格性について

現在、テレビの深夜放送で人気海外ドラマ「24」の最新シーズンを放映している。私は自宅のハードディスクプレーヤーに録画の取りだめをしている状態であり、まだ観ていないのだが、時間ができればいずれまとめて鑑賞する予定である。

http://www.fujitv.co.jp/24/index.html

私はこのドラマの毎シーズンをほぼ観ているのだが、印象に残っていることがある。それは、CTU(主人公の所属組織)における職責が非常に厳格に運用されているということだ。つまり、ポジションごとの職務内容と権限が明確に定められているのだ。あくまで地位に仕事が付属しており、人に仕事が付属しているのではない(もっとも規則を無視しがちの破天荒主人公は例外ではあるが)。

例えば、主人公の友人でもある人物が、事件に巻き込まれる形でオフィスに来たシーンでは、たとえ当人が元CTU指揮官という経歴の持ち主であっても、すでに過去の人物として一般人に毛が生えたような扱いなのだが、ひとたび上層部よりピンチを切り抜けるために臨時指揮官として任命されると、たちまち全権が付与される。周囲の人物も内心はともかく以後は当人の命令に従う。また、国務省から女性キャリアがCTUを接収するために指揮官として乗り込んでくるシーンでは、現在の指揮官は当人に必要な権限を速やかに明け渡し、自分はオブザーバーとしてさっさと引っ込んでしまう(後にこの二人はいい仲になるのだが)。

このあたりの変わりようの徹底ぶりがあまりにも鮮やかで、私は非常に強い印象を受けた。まあ、あくまで架空のドラマという留保付きなのだが、日本の組織ではなかなかこうはいかないのでないだろうか。日本ではその人個人とその職位に関する権限はやや曖昧な事が多いように思える。何かの本でも読んだことがあるのが、アメリカでは入社時に当人の職務内容が労働契約書の中で細かく定められており、原則としてそれ以外の仕事を行うことは禁止されているという。また、職務内容以外の仕事を頼んだ場合、「それは契約によって決められた私の仕事ではない」とはっきりNOと言うこともあるらしい。このあたりはいかにも契約・ルール・秩序等が重視される社会(=契約社会)という印象を受ける。一方、日本ではそのような話はあまり聞いたことがないのだが。

このように海外ドラマからも日米の組織風土の相違点が垣間見えて非常に興味深い。

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star最終(24話)の最後があまりにもひどに。
star眠れなくなれます
star徒然なるままに人物紹介など

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ラベル:海外ドラマ
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2010年02月15日

【プライベート】ジョン・レノンミュージアムの閉館について/10年前の一人旅の思い出

1.意外なニュース
先日、ニュースサイトを見ていたら、埼玉県にある「ジョン・レノン ミュージアム」が9月末をもって閉館するというニュースがあり、驚いた。公式HPにもその旨は記されており、間違いないようだ。

http://www.taisei.co.jp/museum/news/news/100204.html

実は、私は10数年ほど前の夏に一人旅で関東〜東北〜北越を旅行したことがあり、ジョン・レノン ミュージアムにも足を運んだことがあるのだ。当時はビートルズにハマりだしたこともあり、一度彼の足跡をたどってみたいと思い、足を運んだ。彼の愛用したギター等も真近で見ることもできたので、行って良かったと思う。今回の閉鎖は非常に残念だが、ジョン・レノンの人生、功績、足跡を日本人に知らしめたということで、その役割は十分に果たし終えたのではないだろうか。関係者の方には、改めてお礼を申し上げたい。

2.それをきっかけに10数年前の回想へ
それをきっかけに、私は一人旅のことを久しぶりに思い出してしまった。当事の私は、司法書士事務所に勤めており、その年の司法書士試験が終わりほっとしていた。そこで、息抜きに旅行を計画していたのだが、当時は友人が東京と山形に一人暮らししていたため、有給休暇を取得して利用して9日間の旅行に出かけたのだ。交通費節約のため青春18切符を利用しての一人旅である。所持品は現金10万円とリュックサック、着替え、MDウォークマン、そして時刻表である。

その旅行日程は確か以下のとおりだったと記憶している。

<1日目>
「青春18切符」で早朝に大阪を出発し、夕方に東京駅にて中学時代の友人と待ち合わせ。さすがに在来線での大阪→東京はキツかった(若かったからこそできた)。新宿において焼肉を食べて友人宅で宿泊。

<2日目>
友人と埼玉県のジョン・レノン ミュージアムへ。友人宅で宿泊。

<3日目>
東京より仙台へ。仙台駅付近をブラブラしてカプセルホテルで宿泊。

<4日目>
仙台〜盛岡〜青森。駅前のビジネスホテルで宿泊。

<5日目>
青森駅を散策。駅のすぐ後ろが海で非常に気持ち良かった。もっとも、この頃になると店員さんを除いて人との会話が全くなく、非常に孤独感を感じていた…。

<6日目>
青森駅からバスに乗って十和田湖へ。

そこから日本海に抜けてJRで秋田駅に到着。当日は宿がとれず近くの公園で野宿しようかと思ったのだが、あまりの寒さに断念し(8月といえども東北の夜は冷える)、やむなく駅東側のモーテルにて宿泊(笑)。一人で寝るのに、広いベッドがなにやらやるせなかったなあ…(^_^;)(泣)。

<7日目>
旅行の疲労がたまっていたため、モーテルに昼頃まで爆睡。そして、秋田から山形県鶴岡市へ。当時は高校時代の友人が薬剤師として勤務しており、快く泊めさせてもらった。

<8日目>
友人とショッピングモールにてS・スタローンの映画「ドリブン」を鑑賞後、地元の温泉を満喫。私は当時初めて、ショッピングモールというものを見て、その巨大さに驚いた記憶がある(当時はまだ珍しかった)。また、後で知ったのだが、鶴岡市は「蝉しぐれ」「たそがれ清兵衛」で著名な作家 藤沢周平の出身地であり、作品の舞台にもなった場所である。従って、もう少し時間をかけてゆっくり観光すればよかったなあ、と後悔している。

<9日目>
鶴岡〜大阪へ。前日に青春18切符の枚数を使い切っていたので、特急で大阪に帰阪したのであった。

3.そして、現在
というわけで、東日本を一人で旅したのだが、いろいろあったが私にとって非常にいい経験だった。自分というものを改めて考えるよい機会なったからだ。同時に司法書士試験の受験継続について真剣に考えはじめ、やがてそれは転職への契機となる…。従って、もし、この旅行がなかったら、今の私はなかったかもしれない。そして、このようなブログを始めることもなかったかもしれない。それほど、私にとって人生を転換点ともいえる旅であった。

現在、私は結婚しており、子供もいるため、一人旅というものは当然無理だが、もし、定年退職になり自分の時間を十分持つことができたならば、もう一回やってみたい、と考える今日この頃である…。


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ラベル:旅行
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2010年02月12日

【契約審査】当事者の主観によって履行される余地がある契約条項について

契約書とは、当事者間の取引において発生する問題を合理的な基準に基づいて解決するためのいわばルールそのものなのだが、相手方の提示する契約書の中には、客観的指標で構成されず、当事者の主観によって履行される余地がある契約条項が見受けられるときがある。

<例1…取引基本契約書より>
甲は、経済事情の変動により乙(=自社)の契約遂行能力が喪失したと合理的に判断しうるときは、いつ何時でも乙に対して通知の上、本契約を解除することができる。

この場合、「乙の契約遂行能力が喪失したと合理的に判断しうるとき」とあるが、具体的にはどのような状況にあるときなのかが厳密には不透明である。また、甲がそう判断すれば、いつなんどきでも契約を解除することができることになり、結局は解除権のイニシアティブは甲が握ることになる。破産、民事再生などのいわゆる客観的な事由の発生によって乙の契約遂行能力が喪失したと判断できるならばまだしも、本条では甲の主観的な判断によって契約が解除されうるというリスクが生じるため、これは削除または変更を要請するべき。

<例2…NON DISCLOSURE AGREEMENT(秘密保持契約書)より>
Information communicated by disclosing party to receiving party(=自社) will be deemed confidential information, if receiving party knows that such information is confidential or propriety or would be reasonably expected to understand the confidential or propriety nature of such information.
(開示者によって受領者に対して開示された情報は、受領者が当該情報について機密性が高いと判断しうるか、または、機密性が高いであろうと合理的に予測できた場合は、秘密情報として取り扱われる。)

この場合、秘密情報であるか否かを裁定するのは、受領者に委ねられることになるため、受領者の負担が増加してしまうというデメリットがある。通常、秘密情報の開示の際には、開示者が開示媒体に「秘密」「極秘」などの明記を行うものである。そうすることによって、受領者は自らに課せられる秘密保持義務の対象を正確に認識することができる。しかし、本条項は、秘密情報の特定自体が受領者に委ねられており、合理的ではない。よって削除または変更を要請するべき。

このように、何らかの客観的な指標・基準によらずに、当事者の一方の主観によって判断・履行される余地のある条項は、自社に不利益となる可能性が生じるため、注意が必要である。


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2010年02月10日

【仕事術】社内便に同封する送付書の作成について

仕事柄、本社以外の事業所の営業担当者に対して契約書原本等を送付することがままあるのだが、その場合の送付書の作成について簡単に触れてみたい。

社内便を利用する場合、送付内容について説明する送付書を自分で作成した上、これを社内便用の封筒に同封して発送するというのが一般的だと思う。私の場合、送付する前にまず本人宛に、@これから社内便にて書類を発送する旨、Aその書類の内容、A営業担当者に行ってほしい事などを電子メールで連絡する。そして、その送信済みの電子メールを印刷し、右下に自分の印鑑(検収印等)を押印した上、社内便の送付書としても利用している。こうすれば、改めて送付書を作成する手間が省けるし、相手方もどのような書類が到着するか事前に心構えを持つことができる。そして、社内便の到着時に相手方が送付書を確認すれば、電子メールで事前連絡済みの内容であるとただちに認識することができるという、いわば双方にとって手間が省けるというメリットがあるのだ。

さすがに社外に発送する書類の場合には、きちんと自社名の送付書を作成しなければならないだろうが、社内向けにはこれで十分だと思う。興味を持たれた方は一度試してみてはいかがだろうか。


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posted by Sabosan at 06:56| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2010年02月08日

【手帳術】図書館読書リスト/私にとって「情報仕入先」活用術

1.図書館=私にとって情報の仕入先
以前より私が図書館をよく利用していることはお知らせしたとおりである。私が定期的に行く大阪市立図書館は関西では有数の蔵書数を誇っており、HP上の蔵書の有無、予約などもできるため、非常に便利だ。貸し出し期間は原則として2週間だが、延長手続きを行えば(他に予約が入っていないという条件付で)4週間まで借りることができる。

私は、どちらかというと仕事のノウハウは人からではなく本から盗んで自分の血肉として蓄積していくタイプであり、ビジネス・企業法務・会計・与信管理・IT・ライフプランなどの専門書籍を貪欲に読破することに努めている。特に、自分のプラスになる箇所はその都度PCや手帳に知的資産としてストックしている。従って、図書館とは私にとって、非常に重要な「情報仕入先」なのだ。このように自分にとって有益な書籍がコストゼロで利用できるのは、本当にありがたい。

2.図書館の利用方法
私は、図書館を利用するにあたり、施設内で時間をムダにしないためにも手帳に「図書館読書リスト」として、自分が借りたい本をメモしておくようにしている。例えば、図書館に行った際に優先的に探して借りる本を◎、もし貸し出しがなされていなければ借りる本を○、他に良い本がなければ借りる本を△というように優先順位を設定している。その上でビジネス・法務・ITなどの各分野の書籍を取捨選択するようにしている。そして借りた本のリストはPC内にエクセルデータとして記録していく。もし、その本が自分にとって非常に参考になる本で常時手元に置いておきたいと思ったときは、改めて本屋で購入することもたびたびである。

ちなみに、私が先日借りた本の内訳は以下のとおりだ。(機会があれば、後日書評を公開したい)

リスクマネジメントの本質リスクマネジメントの本質
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リスクマネジメントに関する知識を習得したいと考えたため。ただし、金融リスクがメインのようであり、法務マンにはあまり参考にならないかもしれない。

できる人のマップ思考―問題発見・解決の最強ツールできる人のマップ思考―問題発見・解決の最強ツール
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トニー・ブザンが生み出した自分の思考をイラストで放射状に展開していく思考方法である「マインドマップ」に関する知識を深めたいと考えたため。

佐々木かをりの手帳術
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手帳に関する知識・ノウハウを深めたいと考えたため。

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ライフプランに関する知識を深めたいと考えたため。

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モビルスーツに関する知識を深めたいと考えたため……ではなく、単に息抜きの1冊として(笑)。私は何も仕事の本ばかりを借りているわけではないので、あしからず…。


大阪市立図書館には、約312万冊という膨大な数の蔵書が保管されている。いわば、知識の宝庫である。(仕事・プライベートを問わず)アイデアとは知識と経験がミックスされて生まれるものだ。従って勉強して新たな知識を取得しない人から新しいアイデアが生まれることはない。従って、何でも興味をもって情報を収集するという作業が必要になるのだが、図書館の活用はその一助になると断言できよう。私も自分のスキルアップのために存分に活用させてもらっている。思うに、ただでさえ、私たちの給料から決して安くはない市民税/住民税が控除されており、元をとるためにもこのような公共施設を徹底的に利用し尽くすことをお勧めしたい。ちなみに、私は上記のエクセルのリストを9年前から作成しているが、現時点での読破した本は、859冊であり、これらを購入した場合の金額は約129万円に相当する。

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ラベル:図書館
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2010年02月04日

【契約審査】NON DISCLOSURE AGREEMENT(秘密保持契約書)

秘密保持契約書といえば、企業法務における契約審査では、基本中の基本として扱われる契約書である。私にとって取引基本契約書に次いで審査件数が多い契約書でもあるが、目下のところ私は海外企業との間で締結する英語版秘密保持契約書「NON DISCLOSURE AGREEMENT」の自社定型の標準契約書を制定作業に着手している。

秘密保持契約書の主要なチェックポイントは、

@秘密情報の開示目的が特定されているか。
A秘密情報の定義が明確になされているか。
B秘密情報とはみなされない例外規定が過不足なく定められているか。
C秘密情報の非開示義務が定められているか。
D秘密情報の目的外利用の禁止義務が定められているか。
E開示者の事前の書面承諾がある場合には、上記CDの義務が免除されるか。
F秘密情報の自社役職員等への開示・利用が許諾されるか。この場合の責任は明確か。
G義務違反時におけるペナルティが明確に定められているか。
H開示した秘密情報について何ら保証を行わない旨が定められているか。
I秘密情報の複製の取り扱いが定められているか。
J秘密情報の返却・破棄に関する取り扱いが定められているか。
K契約期間が適切に定められているか。
L重要条項については契約期間満了後の存続義務が定められているか。

などであるが、これは英文契約書でも同一である。これらに英文契約書独自の条項である「完全合意条項」「準拠法」「仲裁」「不可分性」などを追加するぐらいだろうか。現在、私は様々な専門書籍を参考にしつつ、作業を行っているのだが、ネット上で有益な参考資料を発見したので、この場で紹介させて頂きたい。

国立大学法人東北大学 産学連携推進本部
http://www.rpip.tohoku.ac.jp/main/himitsu.html

食品産業海外事業活動センター
http://www.shokusan-sien.jp/index.php?mo=topics&ac=TopicsDetail&topics_id=172


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