2012年03月28日

【仕事術】わかりやすいメールの書くための4つのテクニック/メールを読めば本人が気配り上手かどうかが一目瞭然です

企業法務担当者はもちろんの事、ビジネスパーソンにとって電子メールは非常に重要なツールである。すなわち、自分の主張や提案を理解してもらい、自分が望むアクションをとってもらうため、欠かせない代物といえよう。

今回は、私が使用しているメールテクニックを以下のとおりご紹介したい。

1.読み手が本文を推測しやすいタイトルにする。
ブログでは記事のタイトルが非常に重要なのだが、メールにも同様のことがあてはまる。「お疲れ様です」「よろしく」などの意味不明のタイトルでは読み手は本文を読み終わるまで一体どのような内容なのか推測できないというデメリットが生じる。従って、読み手が内容を推測しやすいタイトルをつけるべき。

【返信希望】●●の件 ※回答期限…4/1
【契約書チェック完了】取引基本契約書(●●社)
【御報告】●●の件 ※のちほどTELします

2.本文に小見出しをつける
メール本文自体は、短いにこしたことはないのだが、内容によってはどうしても長文化することもある。その場合、ダラダラと内容を書くと読み手も理解しにくくなるおそれがある。従って、要所要所で小見出し(小タイトル)を挿入すると良い。こうすると、読み手もメール本文自体をブロック単位で把握することができ、理解しやすくなる。

<1.本件の背景>
本件ですが、…

<2.当社の対応方針>
本件に関して、当社がとりうるオプションとしまして…

<3.その他>
その他本件の留意事項としまして、…

3.箇条書きを活用する
ずらずらと書かれたメールは、非常にわかりにくいため、同一カテゴリーの部分については、箇条書きスタイルを活用すれば、読み手に非常にわかりやすくなる。

本件に関する対応方針として、以下のいずれかのオプションを提案します。
@…
A…
B…

私としましては、@をお勧めしますが、状況によっては…

4.データファイルを添付する際は、内容に合致したタイトルをつけた上、引用する
メールにデータファイルを添付する際、きちんとしたタイトルをつけず、スキャナの読み取り番号のまま送ってくる困った(あるいは非常に雑な)人がいるが、これはNGである。このような場合には、読み手の理解を促すためにきちんとしたタイトルをつけておきたいところ。ナンバリングもしておくとより望ましい。

…については●●契約書をご参照下さい(添付ファイル@)。


結局のところ、メールを書く際には、読み手の立場にたって考えることが重要なのだ。書き手はそれを常に意識しておくことが大切ではないだろうか?大抵の場合、メールを読めば、本人の頭の良さ、気配り上手か否かについて、おおよそわかるものである。また、メール自体もコピーや転送が非常に容易のため、自社(または取引先)の思わぬ人に読まれることもある。従って、普段からきちんとしたわかりやすいメールを作成するよう心がけたいものである。

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2012年03月26日

【その他】この春に定年退職される方の送別会に参加/今の時代、定年退職を無事に迎えるだけでも大変なことです。

1.送別会への参加
まだまだ寒い日々が続くが、ようやく春めいた時期になりつつある。さて、今の時期はどこの会社でも人事異動や新卒入社のイベントが続くが、同時に定年退職の時期でもある。帰りの電車でも年配のスーツ姿の人が花束をもっている姿をちらほらとみかけるが、おそらく送別会の帰りなのだろう。

かくいう私も先日、自社を定年退職される方の送別会に出席してきた。ご本人が在籍された部署の方を中心に15名ぐらいで近所の居酒屋でこじんまりと行った次第。この方は、営業部門の方だが、私も何回か契約書のチェックや法律相談で対応したことがあるのだ。なお、ご本人の今後の身の振り方だが、会社に再雇用を申請することなく60歳でキッパリ退職されるとのこと。退職後は、奥様とノンビリと旅行に出かけたり、音楽を楽しんだりと、穏やかな日々を送られるらしい。

2.会社を勤め上げるということ
今の厳しい時代の中、一つの会社を勤め上げるということだけでも大変な苦労があったかと思う。大出世とまではいかないが、そこそこのポジジョンにつくだけでもたいしたものだと思う。さて、このまま月日が流れると、いずれ私も定年退職する時期を迎えるのだが…。そのときの会社における自分のポジション、成長した子供たちの模様や夫婦仲の状況(?)は…。そもそも、果たしてそれまで本ブログが続いているのだろうか。

…ということを送別会に帰りの電車の中で考えながら自宅に帰ってきた私である。いずれにせよ、「出会いと別れの季節」が到来しようとしており、折り目を正して、新鮮な気持ちでこれを迎えたいところだ。

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2012年03月22日

【Lifehack】無印良品の壁掛け棚の使い勝手が良すぎる/デッドスペースを有効活用して部屋の収納力をアップできるアイテムです

1.自室の収納力アップ
以前の記事においてお知らせしたとおり、引越しして2ケ月近く経過するのだが、さすがに各部屋の荷物は整理整頓されてきたので、ようやく「我が家」といえる状態になってきた。ところで、私の自室は2階にあるのだが、こちらも以前に取り上げたようにGarage製のデスクや本棚を設置している。

【その他】シンプルイズベスト的なホームオフィス家具「Garage」のご紹介/良質で汎用性のある逸品: 企業法務担当者のビジネスキャリア術

ただ、部屋自体の収納スペースがいくぶん不足気味であったのが、悩みの種であった。

2.無印良品の壁かけ家具シリーズ
そこで、少しでも収納スペースを確保するべく無印良品より発売されている「壁につけられる家具」を購入して壁に設置した次第。

壁に付けられる家具|MUJI Life-家具インテリアを取り扱う無印良品

@壁につけられる家具・長押(なげし)
こちらは、住まいによっては標準装備されているケースもあるだろうが、我が家には設置されていないため、本アイテムを購入。スーツやコートの一時的な保管場所として使える。私の場合、出勤前にスーツやコートをかけたり、妻がアイロン済みのワイシャツをかけるというように利用している。

20120322長押
20120322長押 posted by (C)Sabosan

A壁につけられる家具・棚
今まで卓上カレンダーや時計、iPod touchなどはデスクの上で置いていたのだが、少しでもスペースを広げるため、本アイテムをデスク前方の壁に設置した上、その上に置くようにしている。時計やカレンダーなどの軽めの小物を置いておくのに非常に便利。

20120322棚
20120322棚 posted by (C)Sabosan

3.本アイテムの設置方法
設置の方法も以下のとおり非常にシンプルだ。

@設置したい場所に付属の説明マニュアル(下部に実際のサイズが印刷されているため)をセロテープで貼り付ける。
20120322設置方法(1)
20120322設置方法(1) posted by (C)Sabosan

Aマニュアルの下部にピンの位置が記載されているため、それに従って、設置用フックをピンで固定する。
20120322設置方法(2)
20120322設置方法(2) posted by (C)Sabosan

Bアイテムを設置用フックにかけて固定する。説明マニュアルは上に引っ張ってとりはずす。
20120322設置方法(3)
20120322設置方法(3) posted by (C)Sabosan

なお、本アイテムそのものを取り外したい場合には、フックにかかっている状態の家具を上部に引き抜いてから、ピンを抜くだけ。また、ピンの跡もあまり目立たないため、我が家のように賃貸住宅にはうってつけの収納アイテムだと思う。

ちなみに、アイテムの色もナチュラルとブラウンの二種類があり、部屋の色調に応じてチョイスすることができるのが、なかなか心憎いところ。収納マニアである私にとって非常にありがたい商品だ。現在、デスクの前方の壁面上部に箱型の棚をさらに取り付けようかと思案中である。

このアイテムを使用すれば、部屋の収納力をアップさせることができるので、興味を持たれた方は一度試してみてはいかがだろうか。

壁に付ける棚のオシャレなレイアウト【無印良品】 - NAVER まとめ
無印良品の家具を使った収納のアイディア画像・写真集 - NAVER まとめ

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2012年03月19日

【行楽】週末は雨模様のため、家族でカラオケに行く/子供連れで初めてラウンドワンに行ってきました。

1.初の家族カラオケ
季節の変わり目のせいか、ここのところ関西の週末は雨模様の天気が多い。先週末も当初は息子を連れて電車で遠出しようかと考えてたのだが、またもや雨に見舞われたので、予定を急遽変更して、家族で地元のカラオケボックスに出かけてきた。そういえば、子供が生まれる前には独身時代を含めて妻とカラオケによく行ったものだが、子供達が生まれてからは家族で行くのは初めてとなる。

そうして、地元のラウンドワンに出かけたのだが、こちらの店舗にはキッズルームなるものがあり、部屋も広く、おもちゃもあったので、安心してゆっくりと楽しむことができた。

20120318カラオケ(1)
20120318カラオケ(1) posted by (C)Sabosan

20120318カラオケ(2)
20120318カラオケ(2) posted by (C)Sabosan

選曲はおかあさんといっしょ、アンパンマン、トーマスなど子供向け番組の歌を中心になっていっしょに歌ったりした。独身時代には到底考えられなかったレパートリーである(笑)。こんなちょっとした変化でも今更ながら自分が親になったのだなあ、としみじみと感じる。

ちなみに私がカラオケで歌う十八番の曲は以下のとおり(古い曲ばかりだけど…)。













2.ブックオフにて買い物
その後、ブックオフに寄って以下の中古のビジネス書等を購入してきた。いずれも1冊100円で購入できてお得だった。そのうち、いくつかは本ブログにおいて書評を公開したい。

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3.まとめ
というわけで、雨の週末なりに家族で楽しんできた次第。もう少し時間がたてば、暖かくなると思われるので、子供達を連れてあちこちに出かけようと思う。

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ラベル:カラオケ
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2012年03月15日

【書評】「デッドライン仕事術 〜すべての仕事に『締切日』を入れよ〜」吉越浩一郎(祥伝社)/ゴールを設定することの大切さが繰り返して強調されています

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1.目次
 第1章 仕事のスピードを3倍にする
 第2章 即断即決
 第3章 キャリアアップできる人間の思考法
 第4章 「会議」と「デッドライン」で部下を動かす

2.名フレーズ
「本当のトップダウンとは、あらゆる意見を聞きながら朝令暮改であっても正しい判断を果敢に実行すること。」
「仕事ができる人間とは、マニュアルに加えて暗黙知を自分で学び取ることができる。仕事を盗める人間こそ伸びる(自分の頭で考えて行動できる証拠)」
「一人でも部下を持った場合、仕事は当人に任せること。部下の仕事の中身に手も口を出してはならない。期限管理のみを行うべき。」

3.感想
先日、読了したのが本書。例によって読書ノートにポイントや自分の考えを記入しながら読み進めた次第。

【情報整理】「読書ノート」のススメ/ビジネス書を読んで、印象に残った箇所や自分の考えをノートに書き記す : 企業法務担当者のビジネスキャリア術

なお、本書の内容については、ソーシャルリーディングサイト「ブクペ」において公開しているので、ご参考にどうぞ。

デッドライン仕事術 (祥伝社新書)(吉越 浩一郎)のまとめ 〜 本の要点まとめサイト【ブクペ】 〜

本書において筆者の主張はいたって明快であり、「仕事に期限を設定した上、そのとおりに処理するべし」というもの。なぜなら、ホワイトカラーの仕事というものは「可視化」があいまいであるため、その代わりに期限を設定して、仕事全体の効率性を向上させていくべき、との事。

企業法務担当者にとって、メイン業務は契約審査や法律相談になるのだが、確かに職人的な業務であり、傍からなかなか「中身が見えない仕事」であることは事実。一方、その日の調子や緊急案件の発生によって、手持ちの仕事の納期がズルズルと延期されることもままあるのだが…。筆者からすると、このような状態は「まだまだなっていない」ということになるのだろうか?ただ、私なりに「納期厳守」のために取り組んでいることがいくつかある。

@その日に絶対に終わらせる仕事/そうでない仕事の設定
以前の記事で一日の終わりにポストイットに翌日に取り組む仕事をリスト化することについて触れたが、絶対に完遂するべきものは◎というように「見える化」している。

【手帳術】退社前に一日の終わりにふせんに翌日の仕事リストを書き出す/TO DOとタイムスケジュールを連携させる: 企業法務担当者のビジネスキャリア術

A1つのタスクに費やす時間の設定
例えば、契約書をチェックする場合でも、いきなり何も考えずに取り組むのではなく「まずPDFデータをとって、読み込んで、リスクを特定・評価して、代替案を作成して、それを自己チェックして…。すると、これぐらいの時間がかかりそうだから、この仕事は●時までには終わらせよう!」というように、自分なりのゴール時間を設定している。このように、どのような仕事であっても常にゴールを意識することはモチベーションを維持する面でも役立つ。

どのような仕事でもそうだろうが、企業法務の場合でも「仕事のスピード」というものは非常に重要だと思う。もちろん、「仕事の質」に致命的な悪影響を及ぼさない限度で、という条件付だが…。本書はそれについて再認識させてくれた一冊である。

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2012年03月11日

【行楽】東日本チャリティーイベント「万博鉄道まつり2012」/電車好きの子供には楽しめた一日でした

1.「万博鉄道まつり2012」
以前にツイートしたとおり、3月10日と11日の大阪府の万博記念公園において、東日本チャリティーイベント「万博鉄道まつり2012」が開催された。

東日本支援チャリティーイベント・万博鉄道まつり2012

そこで、早速10日に家族4人でこのイベントに出かけてきた。昨年に行ったバス祭りもかなりの人ごみであったため、午前中に自宅を出発した次第。しかし、場所がかなり広いせいか、案外そうでもなく、拍子抜けしてしまった。ただ、残念なのが、当日は曇り空であまり暖かくなかった点。

20120310万博鉄道まつり(1)
20120310万博鉄道まつり(1) posted by (C)Sabosan

2.イベントの構成内容
このイベントは、以下のとおり、

@メインゾーン(各社の販売ブースやステージでのパフォーマンス)
Aプレミアムゾーン(プラレールやBRIOの展示)
B防災ゾーン(消防車の展示や試乗)
CうまいもんEXPO2012(グルメ品の販売)
Dわくわくキッズランド(子供向けの遊具コーナー)

の5つで構成されており、丸一日遊べる内容となっている。
@のステージでは、関西大学の応援団のパフォーマンスや大阪学院高校吹奏楽部の演奏などが行われた。




特に息子が気に入ったのが、ゾーンBで消防車を間近で見たり、触れるという点。消防隊員のヘルメットをかぶって記念撮影ができるなど本人もご満悦であった。

20120310万博鉄道まつり(2)
20120310万博鉄道まつり(2) posted by (C)Sabosan

20120310万博鉄道まつり(3)
20120310万博鉄道まつり(3) posted by (C)Sabosan

あとはこのような鉄道イベントでおなじみの物販店でおみやげもゲットできて、終始ご機嫌であった。なお、本イベントは東日本支援チャリティーイベントということで、会場に募金箱でも設置されているのかと思っていたのだけど、どこにもなかった。それとも、この物販の売り上げの一部が義捐金という形で送られるのだろうか?

20120310万博鉄道まつり(4)
20120310万博鉄道まつり(4) posted by (C)Sabosan

20120310万博鉄道まつり(5)
20120310万博鉄道まつり(5) posted by (C)Sabosan

20120310万博鉄道まつり(6)
20120310万博鉄道まつり(6) posted by (C)Sabosan

20120310万博鉄道まつり(7)
20120310万博鉄道まつり(7) posted by (C)Sabosan

3.まとめ
この年頃の男の子ならばみんなそうであるように、息子は乗り物(電車・車・飛行機)好きのため、この種のイベントにはよく出かけるのだけれど、息子が中学生ぐらいになれば、友人とつるむようになり、家族一緒に出かける機会も少なくなるだろう(かつての私がそうであった)。従って、今のうちに子供との時間をつくるようにしたい。

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ラベル:電車
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2012年03月09日

【動画・映画】子供向けアニメ「チャギントン」/きかんしゃトーマスとコンセプトは同じですが、これはこれで楽しめますね

ちょうど2年ほど前に、本ブログにおいて「きかんしゃトーマス」に触れたかと思う。

【プライベート】親子共々「きかんしゃトーマス」にハマっています: 企業法務担当者のビジネスキャリア術

私の子供達は今でもこの番組は大好きなのだが、最近新たなレパートリーが加わった。それが「チャギントン」である。

チャギントン



この物語ではトーマスと同じく言葉を話す乗り物が日々の生活において様々な騒動を繰り広げる姿が描かれている。正直なところ、トーマスの二番煎じなのだが、例えば、以下のとおりトーマスと微妙に相違している箇所もある。

・キャラクターの表情や動きが派手。よくクネクネ動く。
・線路が多く、特に町中にはりめぐされている。
・初期のトーマスのようにキャラクター同士のドロドロした人間関係(?)がない。
・自動車や飛行機は存在していない(ただし、空を飛ぶことができる電車キャラが登場する)。


我が家の子供たちもすっかりこのアニメにハマってしまったようだ。特に息子のお気に入りは「ココ」というキャラでよく真似をしている。一方、私のお気に入りは、「アクションチャガー」というキャラで上記で紹介したように、なんと空を飛ぶことができる。また、このキャラの声優さんは海外ドラマ「24」のジャック・バウアーを演じている人と同じである。

というわけで、トーマス好きなお子さんがおられる家庭では、このアニメは楽しめると思う。

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