2010年11月07日

【契約審査】購買担当部門から見た契約業務のポイントとは?/はてなブックマークにて珍しい資料を発見

1.購買部門の視点から見た購買契約業務とは
先日、はてなブックマークにおいて、企業法務担当者ならば興味を持つであろう珍しい資料を発見したので、ここでご紹介したい。

http://www.agile-associates.com/report200803/final_report/ContractReport.pdf

それは、購買コンサルティング会社が作成した資料で、「購買契約業務の重要性とその課題」というタイトルのPDF資料。ちなみに、その目次は以下のとおり。

1. 重要性が高まる購買契約業務
2. 購買契約業務における問題点
3. 購買契約業務の3 つの課題
4. 課題解決のために何をすればよいか?
5. 購買契約管理の仕組みづくり事例
6. まとめ


本資料は、購買部門の業務の一つである仕入先との契約業務のポイントと対応策についてまとめられたものである。本資料では、「購買部門担当者には、法的知識が不十分のため、仕入先より提示された取引基本契約書をそのまま修正を加えることなく締結してしまい、後日の紛争の種になること等」が問題点として指摘されている。本問題の対応策として、自社における購買契約業務のプロセスを標準化した上、その類型ごとの定型契約書を整備し、法務部門との連携等をはかり、リスク評価システムを構築することを提案している。

2.企業法務担当者である私の経験談
かくいう私が勤める自社も商社である立場上、その販売先は大手上場企業クラスから中小規模クラスまでの様々な業界の取引先が存在している。そして、そのうち、大手クラスは専門の購買部門を設置していることが多く、このような会社からは「購買取引基本契約書」の提示を受けることがある。当然、相手方が作成する標準書式であるため、売主である自社が負担する瑕疵担保責任、PL責任、知的財産責任等は相手方に有利な契約内容となっていることも多い。このような場合、当該契約書に内在する自社リスクを回避・軽減するために、当該リスクに対応した付属覚書を作成することになる。

そして、上記覚書を作成して自社の営業部門を通じて相手方の購買部門に提示するのだが、ここで興味深いのが、以下のとおり、その対応が会社によって本当に様々であることだ。

ケース1
「自社書式は絶対に変えません!文句があるならウチと商売しなくて結構です!」

ケース2
「う〜ん、そんな細かい事言われてもねえ…。ボクから本社の法務部門に連絡してやりとりするのが面倒くさいんだよね〜。なので、なんとかウチの書式で契約してくれませんかね?」

ケース3
「わかりました。御社の言い分のごもっともです。とりあえず、検討してみましょうか」

ケース4
「………」(←返事すらくれないケース)

※もちろん「ケース3」は少数派です。


私自身、自社の営業部門からの依頼で相手方の購買部門担当者と電話で交渉することもたびたびあるのだが、相手方は法律について疎いケースも多く、こちらの意図を説明してもなかなかわかってくれない。相手方にしてみれば、「自社書式でチャチャっと契約してしまいたい」というのが本音だからだ。しかし、このあたりは、ビジネス書を読みこんでいる日頃の成果を見せるべく、私は様々な交渉技術を使って、なんとか説得するように心がけている。

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3.まとめ
いずれにせよ、本資料は購買部門の視点に基づく購買契約業務のポイントが垣間見える珍しい資料だ。いつか役に立つかもしれないと考えて、パソコンの「マイドキュメント」に保管した次第である。


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