2011年03月03日

【契約審査】自社の覚書提示から2年が経過してようやく契約条件の合意へ/情報管理の重要性をあらためて実感

1.非常に稀なケースだが…
先日、ある契約交渉案件がようやく合意に至ったケースを紹介したい。それは約2年前に某企業との取引開始にあたって、相手方が当社に対して契約書を提示し、その内容を審査したところ、リスク箇所が少なからず存在したため、自社にて条件変更の覚書を逆提示していたというものである。

ただ、自社より覚書を提示したはいいが、相手方より何の音沙汰もないため、3〜4ケ月ごとに自社営業担当者に対してメールで相手方の回答要求を促していた。このあたりは、以前の記事で紹介したとおりOutlookの活用が大いに役に立った。しかし、そうして、半年が過ぎ、1年が過ぎても全く何の反応もない(その間に商取引は継続していた)。さすがに私は「これは契約交渉の見込みはないか…」と判断して、営業担当者に対して、@今後期限管理のフォローは中止すること、Aその結果取引上の問題が発生しても責任を負えないこと、B電子データを除いて関係書類を破棄することをメールにより通告した。その上で保管していた紙媒体の書類は全て破棄したのである。

その後、さらに1年が経過したところ、突如営業担当者より「相手方が自社覚書に対する対案を提示してきました」という連絡があり、私も「え〜、今頃!?」と困惑してしまった。しかし、書類はともかく電子データを保管していたため、これらを確認することによって、これまでの経緯を再確認した上、相手方の対案をチェックしたところ、自社メイン条項がおおむね適切に反映されていたため、スンナリと同意することができた。

2.今回改めて再確認したこと
もし、書類だけではなく、電子データも全て破棄していれば、本件の経緯や事実を把握することができず、困った事態に陥っていたと思う。従って、改めて記録をキチンと保管することの重要性を再認識した次第。今回は、交渉途絶と思っていただけに、一時期はデータは全て破棄しようかとも一瞬考えたのだが、考え直してこれらを全て保管していたおかげで、たいした手間や時間を費やすことなく、本件に迅速に対応することができた。

これら何も契約審査案件に限らず、どのような仕事にもあてはまるだろう。すなわち、ビジネスパーソンには、@アナログ・デジタルを問わず、A必要かつ十分な記録情報を保管した上、Bいつ何時でもそれを自由に引き出すことができるように準備しておくという作業が必要だと思う。このような地味な作業は、ついつい日常の忙しさにかまけておろそかになってしまう可能性もあるが、常に意識しておきたい。


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posted by Sabosan at 23:20 | Comment(1) | TrackBack(0) | 契約書 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
ツイートをフォローさせて頂いているvofjtftuavvnnと申します。貴記事非常に参考になりました。
ご相談差し上げたいのですが
弊社では契約管理の実際としては、
@契約書作成
A何回か修正案のやりとり
B契約稟議回覧決済
C契約書名義人の押印のための押印依頼を申請してもらう。
D当方で製本押印
E担当者に送付
F相手方から戻ってくる
G原本を法務金庫で保管
と8段階なっており、これが1ヶ月に20案件以上行き帰し、正直どこまで当方で管理すべきか悩みの種となっております。
※これに加え、輸出管理、内部統制、企業倫理、音楽著作権管理等を私と上長の2名で行っております。
何か良い方策がないか御教示下さいますようお願い申し上げます。
Posted by vofjtftuavvnn at 2011年03月04日 00:18
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