2011年11月03日

【手帳術】手帳とGoogleカレンダーを活用して翌日の予定を可視化する/行き当たりばったりに仕事をしないためのちょっとした工夫

以前の記事において、@退社前に手帳に貼った大きなポストイットに翌日のタスクを書き出すことAGoogleカレンダーをライフログに使用することは触れたかと思う。

1.タスクの可視化
今回はこれらを組み合わせて、私が普段より実践している翌日のタスクを「見える」化することについて簡単に触れてみたい。と言っても、それほど大したテクニックというわけではないのだが・・・。具体的には以下のとおりだ。

<当日の終業前>
@ポストイットに翌日処理するべきタスクを書き出す。(優先順位の番号をつけたり、当日中に処理するタスクは赤色などで印をつける)
20111103ポストイット
20111103ポストイット posted by (C)Sabosan

AGoogleカレンダーの翌日予定に仕事カテゴリに応じて分類分けしたタスクを見込み時間位置に配置する。
20111103Googleカレンダー
20111103Googleカレンダー posted by (C)SabosanB手帳のバーチカル型リフィールにも転記する。

<翌日出勤前の自宅にて>
@アプリ「Snapcal」を起動してGoogleカレンダーと同期する。そして、手帳と見比べながら、当日の予定を確認する。

<会社に到着して業務開始後>@あらかじめたてた見込み予定に基づき、タスクを処理していく。
A予定時間どおりにタスクが完了したならば、Googleカレンダー上の記録をライフログとしてそのまま残しておく。一方、手帳に記載したタスクは線を引いて処理済み扱いとする。
B緊急案件の発生や予想以上に時間を費やしたため、予定時間より変更された場合は、Googleカレンダー内のタスクも修正する。

2.アナログとデジタルの併用
本来ならば、GTDは手帳(アナログ)かGoogleカレンダー(デジタル)のいずれかに統一するのが、望ましいのだが、

◆アナログは一覧性・記入しやすさ・臨機応変な柔軟性が優れている。
◆デジタルは修正、複写機能が優れている。また、ツールによってはリマインダー機能を有している。

という優れた機能を有しているため、それぞれのメリットをいいとこ取りをするべく、上記のような運用を行っているというわけ。ただ、このあたりは私も試行錯誤中である。

3.まとめ
ただ、どのような方法を用いるにせよ、「前日に翌日のタスクを事前に特定した上、当日の予定をたてておく。そして、当日にタスクを処理するたびにその記録(ログ)を残しておく」という作業を反復して継続することは、自分のタイムマネジメントおよびGTDスキルを向上させることにつながる。それは、ビジネスパーソンである自分の「仕事力」を向上させる糧になると思うのだが、いかがだろうか。

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行本 明説 日本タイムマネジメント普及協会

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posted by Sabosan at 03:41 | Comment(0) | TrackBack(0) | 手帳 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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