2014年04月24日

【契約書】取引先との契約交渉が途絶状態の関連書類の取扱いについて/ある程度割り切って処分していくことが必要かと・・・。

新年度に突入してから早くも1ケ月が経過しようとしている。自社の組織変更や人事異動などの新しい職場環境にようやく慣れてきた人も多いのではないだろうか。

さて、年度変わりをきっかけに、私は、ある日に以前から気になっていた「宿題」に取り組んでいた。それは、過去に取引先から契約書の提示を受けて、契約審査に基づき契約書対案や付属覚書を提示したのに、回答が帰ってこず、いつの間にか音信不通状態となった関係書類の破棄処分である。



こういった契約審査係属案件は、自社営業担当者を通じて、定期的にリマインドしているが、相手方が回答を全く寄こさないケースも少なからず存在している。私がみたところ、おおよそ10〜15社につき1社といったところか。

と言っても、相手方から提示された契約書をなにがなんでも契約しなければならないというルールはなく、自社に不利益な条件が記載された契約書ならば、いっそ結ばない方が望ましい。しかし、相手方がきっぱり「貴社とはこれ以上の契約交渉は行いませんので、契約書は締結しません!」と断言してくれるならば、こちらもスッキリするので、まだマシな方である。この場合、関係書類を堂々と破棄することができる。しかし、定期的に催促しているにもかかわらず、返事もろくに寄こさない困った会社が少なからず存在している。そうすると、こちらとしては「本件は今もペンディング案件」と認定せざるを得ず、その書類(契約審査を行った旨の証拠書類、社内クライアントとのメールを印刷したもの、契約書や覚書のコピー)を保管し続けなければならないというコストが生じることになる。

このような場合、そういった「契約交渉が復活する可能性が極めて低い関連書類」は、念のためスキャナでPDFデータで保管した上、割り切ってシュレッダーで破棄するようにしている。万が一、契約交渉が復活すれば、PDFデータを印刷するか、相手方から改めて取り寄せれば良いだけの話だからだ。



別に企業法務に限らないのだが、仕事において「使わない書類を滞留在庫化させること」ほど非効率的なことはない。従って、定期的に関連書類をレビューした上、デッド・ドキュメントは破棄処分していくことが大切だと思う。

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posted by Sabosan at 05:10| Comment(0) | TrackBack(0) | 契約書 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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