2014年06月05日

【仕事術】メールの作成時間を短縮するためのテクニック/典型的な内容の場合、事前に用意していたテンプレートを活用する

企業法務担当者が、社内クライアントと連絡を行う場合、電子メールは欠かせないツールである。読者の方も日々大量の電子メールを作成して、読んでいることと思う。私も多いときは、1日に30〜40通のメールを作成することがあるが、メールをゼロから作成する場合、意外に時間がかかるもので、しかも、こうしたメールは、似たような内容を反復継続して送信することも多い。



そこで、私の場合、こうしたメールの作成時間を少しでも短縮するべく、あらかじめメールのテンプレートをカテゴリごとに複数作成しておき、メールソフトの「下書きトレイ」に保管している。そして、メールを作成する場合、まず新規メールを立ち上げてから、テンプレートから本文とヘッダー(テンプレートの本文内に少し位置をずらしてヘッダーも表記しておく)をコピー&ペーストした上、そこから案件に応じて具体的にカスタマイズするという作業を行っている。こうすれば、いちいちゼロからメールを作成するより効率化につながると思う。現時点における私のメール・テンプレートの数は50個ほどだが、必要に応じて作成・修正していく予定である。

なお、私が利用しているテンプレートの一部を簡単に紹介すると、以下のとおりである。

@契約審査を受任しましたので、結果は追ってご報告致します。今しばらくお待ち下さい。
A契約審査を行いましたが、内容に同意できますので、このまま締結手続きを進めて下さい。
B契約審査を行いましたが、内容に同意できませんので、相手方の契約書書式ではなく、自社の定型契約書の使用を打診して下さい。
C契約審査を行いましたが、内容に同意できませんので、相手方に対して法務部門で作成した付属覚書の同時締結を交渉して下さい。
D(上記で担当者から返事がない場合)以前の契約審査に基づき付属覚書を提示しましたが、返事がありませんので、状況をお知らせ下さい。
E(上記で担当者から返事がない場合)申し訳ありませんが、法務部門としては、これ以上本件のサポートを行うことはできませんので、依頼取り消しとさせて頂きますので、ご了承下さい。
F締結済みの契約書の契約期間が満了しますので、契約期間の延長の要否についてご回答下さい。

このやり方を導入して2年以上が経過しているが、たったこれだけの事でも大幅な時間短縮につながっている。ざっと見積もって1日あたり1時間ぐらいは節約できているのではないだろうか。営業担当者から「Sabosanはどうしてあれだけ長文のメールをすぐに送れるのですか?」と時折聞かれることもあるが、なんてことはない、このような「事前準備」の賜物である。



別にこれはメールだけに限らないが、典型的・反復的な仕事をテンプレート化することは、仕事の効率化や省コスト化につながると思う。従って、身の回りの仕事を見直した上、テンプレート化にチャレンジしてみてはいかがだろうか。むしろ、このようにして創出した浮いた時間を非典型・非反復的な案件についやすことこそが、全体的な仕事のパフォーマンス向上につながるのではないだろうか。

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posted by Sabosan at 05:31 | Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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