2015年11月30日

【仕事術】仕事のパフォーマンスを左右するメール術/自分なりのマイルールで取り組む

私がよくチェックしているGTD系サイトの「lifehacker」でメールに関するテクニックが紹介されていた。メールは、もはや現代のビジネスパーソンにとって仕事に欠かせない重要ツールであり、その使い方が個人のパフォーマンスを左右するといっても過言ではない。それは企業法務担当者にとっても同様だ。

きっと必要になる、シンプルで決定的なメールの分類方法 | ライフハッカー[日本版]

個人的に、この記事に刺激を受けたので、自分なりのメールテクニックをいくつか紹介したい。

<@受信トレイにカテゴリごとのサブトレイを作成して、処理済みメールはそこに移動する>
例えば、「契約審査」「法律相談」「知財」のように、サブトレイを作成しておき、処理が済んだメールを移動して整理分類しておく。そうすれば、自分が取り組まなければならないタスクの量が一目瞭然となる。受信トレイは一時保管用のINBOXという位置づけで処理が済んだメールは移動する。これはGTDの基本だ。

15分で分かるGTD – 仕事を成し遂げる技術の実用的ガイド | 開発手法・プロジェクト管理 | POSTD



<A一度読んだメールは2度読みしない>
メールを読んだ場合、「確認するだけで何もしない」「(返信メール・電話・作業などの)アクションを起こす」など様々な対応が必要になるが、それが済めば、(少なくともその時点では)そのメールを再読することは不要となる。従って、サブトレイに移動した後は、原則として再読しない。

<Bメールチェックする時間を決める>
私の場合、メールチェックする時間を決めている。例えば、朝イチ、午後イチ、夕方の3回と決めて、それ以外の時間はメールを見ずに、別の仕事をしている。もちろん電話などの連絡が別途寄せられた場合のように、至急の場合はもちろん即レスするが、それ以外の時間は別作業に集中し、メールを読まないようにしている。

<C連絡をメールに頼りすぎない>
電話一本で済むような事をメールで何度も細かく連絡する人がいるが、メールは所詮コミュニケーションの一手段に過ぎない。従って、これに依存することなく、例えば、状況に応じて、対面による打ち合わせや電話なども使い分けたい。

私は、このようなルールでメールと向かい合っているが、そうした自分なりの「マイルール」を試行錯誤しながら運用することは決して損にはならないと思う。

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posted by Sabosan at 06:23 | Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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