2016年01月21日

【IT】社内クライアントにタスク管理ツールとしてOutlookを勧める/意外と知らない人が多いのが残念

先日営業部門のマネージャーAさんと打ち合わせをする機会があり、その合間に雑談したときの事。Aさんによれば、目下の悩みは自分のタスクや部下に依頼したタスクを覚えておくのが大変だとか。以下はその主なやりとり。

私「そういう時こそMicrosoftのOutlookの出番ですよ。実はこのソフトは、メールだけではなくタスク管理、予定表、ふせん、アドレス管理などもできるんです。」
A「へえー、Outlookにはメーラーとしての機能しかないと思ってましたが・・・」
私「いえいえ、タスク管理ツールとしてもかなり使えるツールなんです。特に便利な機能として、

@タスクをカテゴリごとに表示できる。また優劣順位も設定できる。
Aタスクに期限を設定でき、指定日時になるとリマンイダーが表示される。
B検索が容易で過去タスクも照会できる。
C自由にカスタマイズができ、汎用性が高い。

という機能があるので、中長期的なスパンで仕事に取り組むことが多い企業法務担当者はもちろんの事、営業担当者でも顧客管理や受発注管理なども十分可能ですよ。」
A「なるほど。すると私のようなマネジャーでも部下のマネジメントにも活用できそうですね」
私「そうです。他社に勤務する私の知人マネジャーは、自分のタスク以外に部下A,B,C,Dごとにカテゴリを設定し、それぞれに指示したタスクを期限設定してうまく利用していますよ」
A「なるほど!これは仕事に使えそうですね。それじゃあ、自分なりに研究して私もOutlookをタスク管理に使ってみます」
私「記録・期限管理・検索はコンピュータに任せてしまって、人間の方は思考や意思決定に専念した方が全体の仕事における効率性はあがるんですよ。よろしければ、のちほど参考までに私のOutlook画面のキャプチャをいくつかメールで送りますよ。」


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Outlook 2013:タスクを作成するには



私は、Outlook98の頃から使っているため、このソフトの便利さはよく理解しているが、私の周囲ではタスク管理ツールとして使いこなしている人は意外に少ない。個人的には、非常にもったいなく感じているため、今回のAさんのように、機会あれば宣伝もしている。ちなみに、Outlookに限らず、ITの知識やテクニックはちょっと知っているというだけで、成果や結果に大きく反映されることが多い。従って、私自身は企業法務やビジネススキルに限らず、IT知識もできるだけ多く吸収するようにしている。

今回の私からAさんへのアドバイスは、企業法務担当者としての職務範囲を完全に逸脱しているが、自分のノウハウを積極的に開示して「人助け」することは悪いことではないと思う。その後、ご本人も書籍を買って試行錯誤しながら活用していると聞くし、次回に打ち合わせする際にでも感想を聞いてみたい。

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posted by Sabosan at 05:48 | Comment(0) | TrackBack(0) | IT | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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