2016年11月30日

【情報整理】情報を色分けして識別力を高める/多色ボールペンやエクセルの条件付書式の活用

1.手書きで色分け
私は、仕事で社内クライアントから相談を受けて打ち合わせをする場合、状況を可視化するべく、A4のメモ用紙に当事者関係やモノ・サービス・カネの流れをあらわした説明図を書くようにしている。

企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【企業法務】相談内容を図解化して相互認識に役立てる/当事者・モノ・カネの流れをきちんと把握する

その際に工夫しているのが項目ごとに黒・赤・青というように色分けすること。さらに、わかりやすいように、用紙の隅にでも「黒色・・・商品の流れ/赤色・・・契約関係 /色・・・カネの流れ」という注釈を書いておく。こうすれば、読み手は、色の意味を理解した上で、当事者関係をスムーズに把握することができる。

そして、手書きで色表示を行う際に役立つのが多色ボールペンだ。私の場合、三菱鉛筆のジェットストリーム4+1を愛用している。このアイテムは、シャーペン以外に、黒・赤・青・緑の四色のボールペンを搭載しており、これ一本で様々な色分けが可能。

企業法務担当者のビジネスキャリア術:【情報整理】周囲に「ジェットストリーム 4&1」の愛好家が多いことに気づく/ビジネスパーソンにお勧めのアイテム

2.エクセルで色分け
また、私はEXCELを使用する際にも積極的に色分けを使用している。EXCELには条件付書式という機能があり、例えば、「Aという文字列を含むセルを赤色で表示する」「Bという文字列を含むセルを青色で表示する」という表示が可能。この機能は古いエクセルでは、一つのデータに3つ程度しか設定できなかったが、最近のエクセルはその制約がなくなったようで、使い勝手は飛躍的に向上している。



法務部門では、契約書審査や法律相談業務をEXCELなどで時系列順に記録しているケースも多いと思う。その場合、この条件付書式の機能を利用して、「Aという依頼部門は、緑色で表示する」「いつからいつまでに受任された案件は青色で表示する」といったことが可能だ。そうすれば、情報を色ごとに直感的に認識することができる。もっとも、やり過ぎると余計にわかりにくくなってしまう側面もあるが、使いどころを絞る、主にアース系カラーを使用する、など工夫すればいい。

このように、アナログであれ、デジタルであれ、情報をカテゴリごとに複数の色で表示すると、読み手の認識力が高まるというメリットがあるので、興味を持たれた方は試してほしい。

三色ボールペン情報活用術 (角川oneテーマ21)三色ボールペン情報活用術 (角川oneテーマ21)
齋藤 孝

KADOKAWA / 角川書店 2014-09-10
売り上げランキング : 47770

Amazonで詳しく見る
by G-Tools


「人気ブログランキング」参加中です!1クリックお願いします!

にほんブログ村 サラリーマン日記ブログ 戦うサラリーマンへ
にほんブログ村
posted by Sabosan at 06:22| Comment(2) | TrackBack(0) | 情報整理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
エクセルは職業訓練校では実用性がないものばかりやったので、勉強になります。やり直してみます。
Posted by souji at 2016年12月01日 13:41
コメントありがとうございました。Office系ソフトは毎日使用していますが、使用しているのはほんの一部なのかもしれませんね。
Posted by Sabosan at 2016年12月02日 05:00
コメントを書く
お名前: [必須入力]

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント: [必須入力]

※ブログオーナーが承認したコメントのみ表示されます。
この記事へのトラックバックURL
http://blog.seesaa.jp/tb/444461397

この記事へのトラックバック