2017年03月07日

【契約書】Google翻訳のクオリティが向上/英文契約書のチェック時に役立つ・・かも?

昨年の秋頃にGoogle翻訳の精度が向上したというニュースが報じられた。

Google翻訳がニューラルネットワーク応用で「さらに進化」。翻訳ソフト感うすれ、流暢さを身につける - Engadget 日本版



ためしに、英文契約書の和訳作業を行う際にこのGoogle翻訳を使用してみると、確かに以前に比べると、クオリティが向上しているような気がする。もっとも、法律英語はやや特殊な表現が用いられているため、誤った表現になることもちらほらあるが・・。それでも、ないよりマシだし、状況に応じて利用しても損はないと思う。もちろん100%の完成度とは断言できないので、改めて自分で確認した上、適宜修正を加えることは必須だが・・・。

このように、Google翻訳を過信することはできないが、英文契約書に取り組む際の一つのツールとして参考程度にとらえればよいと思う。

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2014年08月25日

【契約書】相手方の主張や意図が不明瞭な場合、具体的な代替案を要求する/スムーズに契約交渉を進めるには

1.契約交渉における一コマ
先日、ある取引先方に自社の定型契約書を提示したところ、営業担当者を通じて相手方より以下のような意見が寄せられた。

「第●条の●●という箇所は●●という感じに変更できないか。」
「契約書に●●について言及した条項を加筆することはできないだろうか。」

どうやら、相手方は自社の定型契約書をそのまま受け入れるつもりはなさそうで、それはそれで致し方ない。企業法務担当者の業務ではよくある話である。しかし、相手方が当方に対して具体的な対案を提案しているのではなく、あくまで意見や要望を小出しで提示しているに過ぎない場合は、少々やっかいな話。



このような中途半間な状態で、こちらで相手方の意図を推測して、「貴社は第●条を『●●』と変更することを希望するのか?」と打診して、相手方の回答を待つのは非常に時間と手間がかかる作業だ。このようなケースに遭遇した場合、私は自社の営業担当者を通じて以下のとおり相手方にある要求を行うことにしている。

「貴社が当社の契約書に疑義を有していることは了解しました。それならば、貴社が希望する具体的な代替案を当社にご提示頂けないでしょうか。付属覚書などを作成して頂けますと、大変助かります。」

その上で相手方から具体的な代替案が到着するならば、当方としても願ってもないこと。あとは、いつもどおり自社の契約審査方針に基づいて相手方案書をチェックして契約交渉を進めればよい。このように、相手方の自社に対する要求が不明瞭な場合、相手方に具体的な代替案の提示を促せば、当方も相手方の意図を推し量ることに余計な手間をかけなくて済む。

2.代替案の重要性
この代替案だが、なにも契約交渉の場合のみ必要とされるのではない。社内の人間と打ち合わせを行った際に、相手方の意見に反対する際も必要となるアクションだ。例えば、社内会議において、ある発言に反対意見を主張する場合、ただ単に反対である旨を申し立てる行為に終始するのではなく、同時に代替案もセットで提示することを忘れてはならない。そうすれば、その代替案をもとにさらに議論を進めて、会議をより建設的な方向に導くことができる。



このように、状況を問わず「他に代わりとなる良い案はないか」「改善する余地はないか」というように、常に代替案を模索する姿勢を持つことは、企業法務担当者に限らず、ビジネスパーソン全般にとって重要なスキルだと考えるが、いかがだろうか。

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2014年07月28日

【契約書】他社から提示された契約書のうち参考になる契約条項を整理分類してストックしておく/他社のノウハウを「盗む」ことも有効かと

ここ最近のところ、法務に関する話題がご無沙汰だったので、久しぶりに契約書ネタを取り上げてみたい。

企業法務担当者として、取引の相手方から契約書を提示を受けて、読んでいると、「なるほど、この条項は上手にまとめられているなあ」と感心することがたびたびある。特に一部上場企業などの大手クラスの契約書は、非常に練り込まれており、なかなか参考になることも多い。考えようによって、それらは他社の貴重なノウハウであり、これをそのまま放置するのはもったいない話。このような場合、私は、使える契約条項を整理分類して文書データとしてストックしておき、必要なときはいつでも引き出せるように工夫している。



このように、一種の「契約条項集」としてデータを保管しておき、相手方に対する契約書対案を作成する際にコピー&ペーストでいつでも利用できるようにしておくことは、契約業務の効率化につながると思う。特に英文契約書の場合には、このテクニックは非常に便利。時間をかけてゼロから英文をタイピングして入力するより、あらかじめ用意しておいた汎用的な文言をコピー&ペーストしてから、それをアレンジする方が手間がかからないからだ。

企業法務担当者にとって典型業務である「契約条項を作成する」という仕事をあらかじめテンプレート化しておくことは、自分のパフォーマンスの向上にもつながるので、興味を持たれた方は試してみてはいかがだろうか。

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2014年04月24日

【契約書】取引先との契約交渉が途絶状態の関連書類の取扱いについて/ある程度割り切って処分していくことが必要かと・・・。

新年度に突入してから早くも1ケ月が経過しようとしている。自社の組織変更や人事異動などの新しい職場環境にようやく慣れてきた人も多いのではないだろうか。

さて、年度変わりをきっかけに、私は、ある日に以前から気になっていた「宿題」に取り組んでいた。それは、過去に取引先から契約書の提示を受けて、契約審査に基づき契約書対案や付属覚書を提示したのに、回答が帰ってこず、いつの間にか音信不通状態となった関係書類の破棄処分である。



こういった契約審査係属案件は、自社営業担当者を通じて、定期的にリマインドしているが、相手方が回答を全く寄こさないケースも少なからず存在している。私がみたところ、おおよそ10〜15社につき1社といったところか。

と言っても、相手方から提示された契約書をなにがなんでも契約しなければならないというルールはなく、自社に不利益な条件が記載された契約書ならば、いっそ結ばない方が望ましい。しかし、相手方がきっぱり「貴社とはこれ以上の契約交渉は行いませんので、契約書は締結しません!」と断言してくれるならば、こちらもスッキリするので、まだマシな方である。この場合、関係書類を堂々と破棄することができる。しかし、定期的に催促しているにもかかわらず、返事もろくに寄こさない困った会社が少なからず存在している。そうすると、こちらとしては「本件は今もペンディング案件」と認定せざるを得ず、その書類(契約審査を行った旨の証拠書類、社内クライアントとのメールを印刷したもの、契約書や覚書のコピー)を保管し続けなければならないというコストが生じることになる。

このような場合、そういった「契約交渉が復活する可能性が極めて低い関連書類」は、念のためスキャナでPDFデータで保管した上、割り切ってシュレッダーで破棄するようにしている。万が一、契約交渉が復活すれば、PDFデータを印刷するか、相手方から改めて取り寄せれば良いだけの話だからだ。



別に企業法務に限らないのだが、仕事において「使わない書類を滞留在庫化させること」ほど非効率的なことはない。従って、定期的に関連書類をレビューした上、デッド・ドキュメントは破棄処分していくことが大切だと思う。

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2014年04月14日

【契約書】税務署であった本当の話/企業法務担当者にとって地味ながら無視できない印紙税について

企業法務担当者のメイン業務である契約審査には、契約書が課税文書に該当するか否かについてチェックすることも含まれる。たいていは手持ちの印紙税に関する専門書籍や国税庁のタックスアンサーを参照すれば解決するが、なかなか悩ましい判断をせまられることもある。



そのような場合、地元の税務署に印紙税の相談に行く事があるが、これについては以前にも触れたとおり。なお、どうやら地元税務署の印紙税担当者は3〜4年で人事異動するらしく、私はこれまで幾人かと知り合いになる機会があった。

企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【契約審査】課税文書に関する税務相談の利用について/無料で利用できてお得です

そして、ここから本題だが、地元税務署の現在の印紙税担当者を仮にAさんとしておく。先日、当社の経理部員BさんがAさんに印紙税の相談に行った時、以下のようなやりとりがあったらしい。

A「・・・というのが、弊職の見解です。」
B「アドバイスありがとうございました。そのとおりに対応します」
A「それはそうと、貴社には企業法務担当者のSabosanという人がいませんか?」
B「ええ、おりますが、それが何か?」
A「あの人も時折相談に来られますが、あの人は、あらかじめ専門書で調べて自分なりの結論を準備してから来られていますね。なかなかよく勉強していますよ」
B「それは初耳です」
A「しかも、Sabosanの考えはだいたい正しいんですよ。ポイントをきちんと押さえていますし、わざわざ税務署に来るよりあの人に相談することを勧めますよ。」
B「へえ、そうなんですか」

先日、廊下でBさんと雑談をした際にそのようなやりとりがあった事を聞き、「そのようなわけで、印紙税について何かわからない事があったら、税務署に行く前にSabosanに相談させて頂きますので、よろしく」とお願いされてしまった。



これは、以前で触れた「第三者に相談するときでも、丸投げにするのではなく、あらかじめできる限り調べた上、自分なりの考えを準備しておく」というスタイルを税務署のAさんに評価して頂いたということになるのだろうか。なにやらありがたいような、照れくさいような・・・。

企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【仕事術】顧問弁護士に相談する際の注意点/事前準備に力を入れる

ただ、自分のやり方は決して間違っていないと改めて感じ入った次第。というわけで、印紙税についても継続的に勉強しておこうと考えている。

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2014年02月20日

【契約書】できるだけ公平な条件で契約書を締結するための交渉テクニック/特に相手方が大手企業の場合には有効…かも?

1.企業法務担当者の日常
相手方が自社に提示してきた契約書について、企業法務担当者が契約審査を行った上、自社の対案を作成し、自社の営業担当者を通じて相手方に逆提示するのは日常業務の一環である。この場合、当社の変更案とその理由をいかに適切に主張するかが、交渉の成否を握ると言っても過言ではない。

しかし、相手方が大手クラスの企業の場合、相手方の契約書(例えば、取引基本契約書)には優位な条項がそろっていることも多く、これを覆すのはなかなか容易な事ではない。それをふまえて、私が会得したささやかな交渉テクニックをご紹介したい。

以下、自社を売主、相手方と買主とした継続的な売買取引を行うにあたり、相手方から取引基本契約書の提示を受けたケースを想定してみる。

<テクニック@ 信義誠実条項を引き合いに出す>
例えば、取引基本契約書の冒頭には以下のような信義誠実条項が明記されているケースが多い。

第1条(総則) 甲および乙は、相互対等、自主性尊重と自由競争の理念に基づき、信義誠実の原則に従って、本契約を履行する。

本条項は、甲と乙が信義誠実・公平の理念にたって取引基本契約を締結し、運用することを明文化したものだ。しかしながら、取引基本契約書の本文には、@自社に不利益な片務規定が存在する、A自社に課せられた瑕疵担保責任規定が商慣習の範疇を超えるほど負担が大きい、ということもよくある。

その場合、「本規定は、第1条の信義誠実条項の理念に違反する不公平な内容となっております。従って、これを変更することを希望します」と主張して自社に不利益な条項は変更させたいところ。

<テクニックA 相手方の企業憲章・CSR等を引き合いに出す>
特に大手企業では自社のHPにおいて企業憲章やCSRなどを公表している。その中には調達先との取引方針として、「お取引先様と公正かつ公平な取引を行い、お互いの発展に努めます」というポリシーが含まれているケースもある。

実際のところ、Googleで「取引先との公平な取引」で検索すると、多くの企業の企業憲章などがヒットする。(なお、以下の検索結果に表示された企業と本記事の話題とは全くの無関係なので、誤解のないように…)

取引先との公平な取引 - Google 検索

このように、「取引先と公平な取引を行う」という企業理念を公表することは大変素晴らしいとは思うのだが、実際に自社に提示された取引基本契約書を確認すると、自社に不利な条項が多く、「これのどこが公平な取引なんだ!」とあきれることもある。このような契約書を提示してくること自体、自らの企業理念に矛盾すると思うのだが…。

そうした自社の企業理念をなぜかたまたま失念していた(?)困った企業に対しては、本ポリシーが表示されているサイトのアドレスを引き合いに出して「本項は、貴社の企業憲章第●項の趣旨から大きく逸脱しているように思われますので、変更をお願いします」と主張することもある。

<テクニックB 親会社と合意済みであることを引き合いに出す>
大手企業グループと取引を行う場合、親会社とはまずまず公平な条件で契約を結ぶことができたが、後日になってそのグループ会社が自社に不公平な条項が盛り込まれた契約書を提示することがあった。これは相手方の法務部門が親子会社で分散して存在しているために起こった状況と推測しているが、その場合、「貴社の親会社様とは過去にこのような条件により契約を結んでおり、貴社におかれましても同様の措置をお願い致したく…」と主張するのも有効だ。

2.まとめ
これらのテクニックのポイントは「自らが企業憲章や契約書冒頭において公平取引の理念を表明しておきながら、その趣旨に違反するような条項を提示することは矛盾していないか」という追及を行うことである。このようなポリシーを公にしている相手方の立場にしてみればグウの音も出ないわけで、理屈上ではこちらが勝っていることは間違いない。

しかし、これに対する相手方の反応は様々で、しぶしぶ条項の削除や変更に応じる会社もあれば、「それとこれとは別」とけんもほろろに全くこちらの要請に応じない困った会社もある。そのような会社の姿勢に対しては、首をかしげるのだが、このあたりの根底には日本人特有の「ホンネと建前」が潜んでいるということか。それならば、最初からこのような「ご立派なポリシー」をオープンにしなければいいのに、とも思う。

このように、契約交渉とは、法律的な根拠に基づいた主張も重要だが、相手方との力関係によって左右されるという側面も多分に有しており、なかなか難しい点がある。企業法務担当者は、それをふまえて自社にとって有利な箇所・不利な箇所を把握しつつ、総合的に判断しなければならない。

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2013年08月22日

【契約書】自社の定型契約書を作成する際の5つのポイント/あくまで個人的な見解ですが・・・

今回は、久しぶりに法務がらみの話題を。

企業法務担当者は、社内クライアントから「今度、このような取引を継続的に行いたいのだけれど、定型契約書を作成して頂けませんか?」という依頼を受けることがある。逆に法務サイドから反復的な取引が多い場合、所管部門に対して定型契約書の作成を提案するケースも少なくない。

今回は、自社の定型契約書を作成する際に企業法務担当者が注意するべき留意点について簡単に触れてみたい。

1.取引の実体内容を正確に把握する
これはなにも定型契約書の作成だけに限らないが、契約書作成前にきちんと把握しなければならないのが、「自社と相手方がどのような商取引を行うのか」「その取引にどのようなリスクが潜んでいるか」という点。すなわち、その取引を行った場合、当事者間において、お金、情報、商品、サービス等がどのように行き交うのかを正確に把握した上で、当該取引に関するリスクを予測・評価してみる。その上で、リスクに備えた契約書を作りこんでいきたい。

2.納得のいくまで所管部門の担当者と打ち合わせを行う
法務部門が作成した契約書案をそのまま確定とするのではなく、まず関係所管部門に提示した上、修正の要否等について意見交換を行うことも大事。やはりその契約書を使用するのは、現場担当者であるため、ユーザ目線の立場から細かくチェックしてもらった方が望ましいからだ。企業法務担当者の上から目線による独りよがりな契約書は論外であり、あくまでユーザの意見を余さず取り入れた「使い勝手の良い」契約書を目指すべき。

3.他社の契約書を参考にする
これは何も定型契約書に限らない話だが、大手企業が作成する契約書は非常に良質なものが多く、読んでいて、なかなか勉強になることも多い。なぜならば、大手企業の定型契約書とは、法務部門の精鋭や顧問弁護士が知恵をめぐらせて作りこんだいわば「ノウハウの結集」といえるからだ。そうした「宝物」をそのまま逃すのはあまりにもったいない。そこで、使える文言等はきちんとストックすると共に、自社が契約書を作成するに際しては、アレンジした上で借用したいところだ。

4.社内に積極的かつ効果的に宣伝する
せっかく四苦八苦して定型契約書を作成しても、社内ユーザに使用されないのでは、苦労した意味がない。従って、制定した定型契約書は、社内イントラネットなどを活用して、どんどん社内に広報するべき。それをきっかけに社内クライアントより「こういった契約書を作ってほしいのだけど」というリクエストを受けることもあるからだ。いわば、定型契約書は相手方だけではなく、社内に対する「法務部門の顔」ともいえる。

5.定期的にメンテナンスを行う
定型契約書は、「公開すればそれで終わり」というものではない。もちろん、関係者が寄り集まって、何度も議論しつくした上で(場合によっては顧問弁護士にも相談して)「この内容で確定して問題ない」ということで運用をスタートするのだが、使い始めてしばらくすると、「ここはこうした方がいいのでは?」「この条項はこう改めた方がいいかも?」という箇所は必ず出てくるもの。また、所管部門のビジネスモデルが変化する可能性も否定できない。そこで、状況の変化に応じて、絶えず定型契約書をアップデートし続けることが大事だ。このあたりはスマホのアプリと同じ。(そして、ユーザの高評価を得られるのはマメにアップデートするアプリであることは言うまでもない)

定型契約書は、いわば取引先に提示する「自社の顔」のようなもの。あまりにも未熟でお粗末な内容だとお話にならない。従って、こういった点に留意してきちんとした契約書を作成するように心掛けたいところだ。

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