2018年03月21日

【仕事術】クリアフォルダを格納するクリアフォルダの活用 その2/ビジネスパーソンには欠かせない書類整理ツール

ビジネスパーソンにとって書類整理には欠かせないツールといえば、それはクリアフォルダ。というのは、クリアフォルダには次のようなメリットがあるからだ。

@書類を保護できる
A透明なので外から書類の中身を確認できる
B書類を立てて保管できる
Cコストが安い

しかし、透明のクリアフォルダを立てて並べても、書類の中身が何かわからず、混乱することになりかねない。それを防ぐために、私の場合、「未処理」「処理中」「保留」などのように分類した色別のクリアフォルダを用意して、そちらにクリアフォルダを収納している。

企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【仕事術】クリアフォルダを格納するクリアフォルダの活用/カテゴリごとに書類を分類する

そんな中、仕事帰りに立ち寄った店で、面白いツールを発見した。それがこちら。





いずれも3センチのマチ付きのクリアフォルダで、それなりの分量のクリアフォルダを保管することができそう。さらに、タグや見出しを表示する箇所があり、目当てを探しやすいというメリットがある。とりあえず購入してみたので、使い方を試してみたい。しかし、考えてみると、次から次へとおしゃれで便利な文房具が発売されることに驚かされる。本当に便利な世の中だと思う。

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2017年08月30日

【仕事術】ビジネスパーソンにとって重要なスキル/メールに対するレスポンスの早さ

先日、社内クライアントである営業担当者Aさんとのお酒を飲む機会があったが、そのときのやりとりを紹介したい。

A「Sabosanって、こちらがメールを送ると、返事が異常に早いときがありますよね?以前にメールを送ってから5分くらいで返事が来て、驚きましたよ」
私「う〜ん、やはり仕事はスピードが大事ですから・・。クイックレスポンスは意識していますよ。それにすぐに処理しないとメールがどんどんたまりますしね。」
A「他の人もSabosanのスピードは超人並みって言ってますよ。」
私「ははは・・・。もちろん、スピードだけではなくクオリティを保つことも大切なんですけどね〜」

私が思うに、「メールに対するレスポンスの早さ」は、おおむねビジネスパーソンとしての優秀さに比例すると思う。これは数多くのビジネス書やサイトなどにも書かれているが、私自身も経験から実感している事。なぜなら、「メールを読む」→「保留・返信・行動などを判断し、実行する」という動作には、当人の決断力・意思決定のスピード・タイムマネジメントなどの様々な要因が含まれているからだ。






もう一つのエピソードを紹介したい。

とある金曜日の事。私は、昼休みの間に外出する用事があった。すると、11:58頃に営業担当者のBさんから1通のメールを受信した。それを読んだ私は、

@内容的にはそれほど難解ではなく、結論はすぐに出せる。
Aしかし、すぐに外出しなければならず、返信メールを送る時間はない。かといって来週の月曜日に伸ばすのは面倒だし、早く済ませてしまいたい。
BBさんはついさっき私宛にメールを送信したということは、今も営業所の自席にいるはず。
Cそれなら今すぐ電話一本で済ませてしまおう。

と瞬時で判断して、すぐにBさんに以下のとおり内線電話をかけたのである。

私「どうも、お疲れ様です、Bさん。メール拝見しましたよ」
B「早(笑)!ついさっきSabosanにメールを送ったばかりなのに!」
私「いや〜、私はお昼を食べてすぐに外出しなければならないので・・・。なのでこの電話でお返事させてもらいますね」
B「OK!それはこちらも助かります」
私「さて、この件なんですが・・・・(以下、省略)」

この一連のやりとりでBさんの頭の中には「Sabosanは仕事のレスポンスが早い」というイメージが出来あがったと思う。別にメールの返信に限らないが、「正しく速く決断し、実行する」という繰り返しが企業法務担当者にとって重要な「社内クライアントからの信頼」を獲得することにつながるのではないだろうか。

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2016年09月07日

【仕事術】クリアフォルダを格納するクリアフォルダの活用/カテゴリごとに書類を分類する

1.クリアフォルダinクリアフォルダ
別に企業法務担当者には限らない話だが、ビジネスパーソンにとって、数多くの書類を取り扱うにあたり、クリアフォルダは絶対に欠かせない仕事ツールとなる。なぜならば、以下のようなメリットがあるためだ。

@書類を保護できる
A透明なので外から書類の中身を確認できる
B書類を立てて保管できる
Cコストが安い
D様々な色があるため、書類の分類に応じて使い分けることができる

当然ながら、私も自宅や職場を問わず、様々な書類をクリアフォルダに保管して活用している。鞄にも予備のクリアフォルダを常備しているぐらいだ。このクリアフォルダだが、私は、単体で使用するだけではなく、複数のクリアフォルダを一つのクリアフォルダに保管するという使い方も行っている。例えば、

・A分類→至急案件
・B分類→進行案件
・C分類→保留案件
・D分類→その他の案件

などである。このように複数のクリアフォルダを収納する大分類のクリアフォルダとして、以下のような特殊なクリアフォルダが役に立つ。


このクリアフォルダの背表紙には、それぞれ違う模様が印刷されており、どのカテゴリなのか見分けやすい。


通常のA4フォルダーの横幅は220oだが、このクリアフォルダは240oのワイドサイズで、複数のクリアフォルダを収納することができる。

2.おまけ
かなり大昔の事だが、知人より「モノの整理は思考の整理につながる。」「ビジネスパーソンの整理力は仕事力に比例する。」という言葉を聞いたことがある。今にして思えば、それは当たっているような気がする。私の周囲にいる「デキる人」は、いずれも自分なりの工夫で、整理整頓する習慣を身につけている。このように、身の回りの書類やアイテムを効率よく整理して、いつでも瞬時に取り出せるようにしておくことはビジネスパーソンにとって重要なスキルではないだろうか。

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2016年02月03日

【仕事術】例外対応能力を高める/ビジネスパーソンとして無視できないスキル

別に企業法務だけに限らないが、私が思うに、仕事とは「問題解決の連続」である。従って、仕事とは社外や社内のクライアントがかかえる問題について、最小コストで、効率的に解決することが求められる。そして、会社では、様々な部門で様々な仕事が発生しており、明示黙示を問わず、仕事を効率的に進めるためのマニュアルやノウハウ的なものが必ず存在する。

最近の身の回りの話だが、立て続けに非定型的な案件に遭遇した。もともと、企業法務の仕事は、マニュアル化が難しいと言われるが、このような場合には、これまでの経験則に基づく「原理原則」に立ち帰った上、それを応用(あるいは大きく飛躍)して対応するしかない。

この「例外対応能力」をいかに高めるかが法務系ビジネスパーソンとして一つのハードルのような気がする。そして、例外対応能力を高めるには、単純な専門スキルに限らず、人間的な総合能力(視野の広さ・柔軟性・他者巻き込み力)が重要なファクターになってくるのではないだろうか。

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このような例外対応は、定型業務と違って、スムーズに事が進まず、いわゆる「楽ではない仕事」だが、見方を変えると、自分だけが貴重な経験を積むきっかけになると思う。そういったレアな経験(=キャリア)を自分の中にしっかりと蓄積して、ノウハウ化とすれば将来的には大きな武器になるのではないだろうか。

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2015年11月30日

【仕事術】仕事のパフォーマンスを左右するメール術/自分なりのマイルールで取り組む

私がよくチェックしているGTD系サイトの「lifehacker」でメールに関するテクニックが紹介されていた。メールは、もはや現代のビジネスパーソンにとって仕事に欠かせない重要ツールであり、その使い方が個人のパフォーマンスを左右するといっても過言ではない。それは企業法務担当者にとっても同様だ。

きっと必要になる、シンプルで決定的なメールの分類方法 | ライフハッカー[日本版]

個人的に、この記事に刺激を受けたので、自分なりのメールテクニックをいくつか紹介したい。

<@受信トレイにカテゴリごとのサブトレイを作成して、処理済みメールはそこに移動する>
例えば、「契約審査」「法律相談」「知財」のように、サブトレイを作成しておき、処理が済んだメールを移動して整理分類しておく。そうすれば、自分が取り組まなければならないタスクの量が一目瞭然となる。受信トレイは一時保管用のINBOXという位置づけで処理が済んだメールは移動する。これはGTDの基本だ。

15分で分かるGTD – 仕事を成し遂げる技術の実用的ガイド | 開発手法・プロジェクト管理 | POSTD



<A一度読んだメールは2度読みしない>
メールを読んだ場合、「確認するだけで何もしない」「(返信メール・電話・作業などの)アクションを起こす」など様々な対応が必要になるが、それが済めば、(少なくともその時点では)そのメールを再読することは不要となる。従って、サブトレイに移動した後は、原則として再読しない。

<Bメールチェックする時間を決める>
私の場合、メールチェックする時間を決めている。例えば、朝イチ、午後イチ、夕方の3回と決めて、それ以外の時間はメールを見ずに、別の仕事をしている。もちろん電話などの連絡が別途寄せられた場合のように、至急の場合はもちろん即レスするが、それ以外の時間は別作業に集中し、メールを読まないようにしている。

<C連絡をメールに頼りすぎない>
電話一本で済むような事をメールで何度も細かく連絡する人がいるが、メールは所詮コミュニケーションの一手段に過ぎない。従って、これに依存することなく、例えば、状況に応じて、対面による打ち合わせや電話なども使い分けたい。

私は、このようなルールでメールと向かい合っているが、そうした自分なりの「マイルール」を試行錯誤しながら運用することは決して損にはならないと思う。

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2015年06月17日

【仕事術】企業法務担当者から見た「仕事ができるタイプ」とは/業種や職種が違えど「できる人」には共通点がある?

私は、企業法務担当者としての立場上、これまでに様々な社内クライアントと会う機会がある。人の個性というものは本当に様々で、「世の中にはいろいろな人がいるなあ」と何度もしみじみと(?)感じたもの。その中でも「この人はたぶん仕事ができるタイプだろうな・・・」と感じることが何度かあった。

というわけで、今回は私なりの判断基準に基づいた「仕事ができる人」について触れてみたい。

<1.レスポンスが早い人>
例えば、私が契約書作成の前提事実を把握するべく、質問のメールを送信すると、いつも即座に返事を送ってくれる社内クライアントがいる。また、この人は必要な資料の手配を依頼したら、直ちに提供してくれるのだ。このようにレスポンスが早い人は、おそらく常日頃から意思決定やアクションが早い人だと思う。「スピードを重視する」というのが、私の仕事におけるポリシーだが、他者のそれを見ると、こちらもおおいに刺激を受ける。

企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【仕事術】早さはすべてに勝る/仕事におけるスピードの重要性の再確認について

<2.自分なりの意見を持って的確な質問をしてくる人>
例えば、法律相談の打ち合わせで、私が法的見解を伝えた場合、社内クライアントから「その選択肢を選んだ場合、どのようなメリットとデメリットがありますか?」「このリスクを回避する対応策は他にありませんか。時間と費用がかかっても構いません」と質問されたことがある。このような人は、企業法務担当者を盲信するのではなく、自分なりの判断軸を持っている人で、こちらとしても逆に頼もしく思える。

<3.代替案を出せる人>
例えば、社内クライアントが希望するスキームが法律的に難しい旨を回答した場合、「それじゃあ、●●案はどうでですか。それも難しいならば、●●案はいかがでしょうか」と逆提案されたことがあった。こういった次々と代替案を思いつける人は、一つの考えに固執することなく柔軟な考えができるタイプだと思う。

<4.読みやすいメールを書ける人>
以前にも、電子メールを読めば、気配り上手かどうかについておおよそわかることについては、触れたかと思う。

企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【仕事術】わかりやすいメールの書くための4つのテクニック/メールを読めば本人が気配り上手かどうかが一目瞭然です

その考えは今も変わらない。例えば、長文メールを送る場合は、段落と小見出しをつける、添付ファイルにはきちんと名称をつける、長文でダラダラと書くのではなく要所要所で箇条書きにする、など相手の立場を考えてメールに読みやすい工夫をしている人は、気配り上手のあらわれだと思う。

<5.説明がわかりやすい人>
社内クライアントと打ち合わせをしていると、思いついたことを突発的に行ったり、何度も同じことを言ったり、話が前後する人がたまにいて、こちらも話の概要を理解するのに手間と時間がかかってしまう。一方で、結論をズバリと言ってから、続いてその根拠を説明する等話が非常にわかりやすい人もいる。私としては、後者のようなタイプを歓迎するが、このようなところにコミュニケーション能力のレベルの高さが垣間見えるもの。

<6..例外対応ができる人>
一般的なビジネスパーソンの仕事はおおよそ定型的、いわゆるルーチン業務が大半を占める。しかし、場合によっては、それにあてはまらない未知の仕事が発生することがある。そのような場合は、これまでの知識や方法論をベースにしつつも、新しい考え方や判断基準でその未知の仕事に取り組まなければならない。つまり状況に応じてスムーズに例外対応ができる人は、優れたビジネスパーソンの証ではないだろうか。

以上が、私なりの「仕事ができる人」の判断基準(の一部)である。思うに、これはどのような職種にもあてはまるのではないだろうか。結局のところ、いつの時代であっても、どんな組織であっても「優秀なビジネスパーソン」の定義にはたいした違いはないと思う。

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2014年10月23日

【仕事術】長文に「小見出し」を表示するメリットとは?/読み手の文章に対する理解を促すテクニックです

1.小見出しの重要性
企業法務担当者は、その職種柄、様々な文書を作成しなければならない。契約書はもちろんのこと、社内クライアントや取引先へのメール、上司への報告書、社内クライアントへの法務意見書、取引先宛へのビジネス文書など・・・。こうした文書では長文になることも多く、こうした場合、私が一つ意識している点がある。

それは、文章の節目節目に小見出し(小タイトル)をつけるというものだ。文字がギッシリ詰まった文章というものは非常に読みにくい。小見出しは、読み手にとっては「ここまでが●●が書かれていて、次からは●●について書かれているのだな」と認識できるため、その文書に対する理解を促すことができるというメリットがある。それはある意味、読み手に対する気配りの一種と言っていい。



例えば、自社にある問題があり、その改善策をまとめた報告書を作成する場合は、以下のような小見出しを表示する。

<1.現状>
・・・・・・・
<2.問題点>
・・・・・・
<3.対応策>
・・・・・

また、顧問弁護士に対して法的相談をメールで伝達する場合は、以下のように小見出しをつける。

<1.経緯>
・・・・・・・
<2.法的論点>
・・・・・・・
<3.私見>
・・・・・・・
<4.相談内容>
・・・・・・・

このように、長文をダラダラと書き連ねるのではなく、要所要所で小見出しを挟み込むと、読み手は文書全体を段落単位で俯瞰して読むことができるので、理解しやすくなるのだ。(ちなみに、本ブログの記事でもなるべく小見出しはつけるようにしている)しかも、小見出しのフォントや大きさを本文とは違うものにして差別化すると、文書全体が引き締まった印象を与える(本ブログの場合、フォントを太字にしている)。

2.まとめ
今回ご紹介したテクニックは、ほんの些細なことである。しかし、文書作成のスペシャリストである企業法務担当者には「読み手が理解しやすい上手な文章」を作成することが求められる。こうした工夫を行うだけでも、読み手に与える印象が俄然変わってくるので、興味を持たれた方は一度お試しあれ。

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2014年10月09日

【仕事術】仕事ではスピードとクオリティのどちらを優先させるべきか?/私はスピード重視派です

これは企業法務担当者のみならず、全ての職種にあてはまると思うが、ビジネスパーソンが取り組む仕事の成果物には一定のスピード(速度)とクオリティ(品質)が求められる。例えば、企業法務担当者が契約書を作成する場合、社内クライアントから指定された期限までに、取引実体に即し、かつ想定されるリスクに対応した条項を定めた良質の契約書を作成しなければならない。

もちろん、スピードとクオリティの双方が最高レベルならば、言うまでもない。しかし、スピードとクオリティというものは、ある意味お互いに反比例する関係でもある。例えば、スピードを優先させれば、クオリティは下がるし、クオリティを優先させれば、スピードが遅くなってしまう。

しかし、実際の実務ではいずれかを犠牲にしなければならないことが多く、取り組む仕事の内容や状況に応じて、スピードを優先させるのか、クオリティを優先させるのかを素早く決断しなければならない。ある意味、場面に応じてそれをうまく使い分けることができるかどうかが「仕事ができる人」の分かれ目だと思う。

レバレッジ仕事術:第4回 100点とるべき仕事、80点でよい仕事 | BizCOLLEGE <日経BPnet>



理由に納得いかないと、行動に移せない


この点に関して、私のモットーは「原則として、70点〜80点のクオリティを維持できるならば、スピードを最優先させる」というもの。以前に私が読んだビジネス書に、「仕事のクオリティはあとから時間をかければいくらでも修正できるが、スピードはそうはいかない」という一文が書かれていたが、なるほどうまい事をいう。そもそも、企業法務という仕事は、多数の利害関係(社内&社外)がからむ状況の下、状況が刻一刻と推移している中で、その時点における「最良の答え」を出して行動しなければならないという一面がある。しかも、その後に状況がアッサリと変化して、その修正が必要となるケースも多く、常に100点満点を目指すというスタイルはかえって非効率となりかねない。従って、私はスピード重視で「ベスト」より「その時点におけるベストに近いベター」を目指すようにしている。

その証拠として、最近社内クラアイントから以下のようなメールを頂戴したので、以下のとおり紹介したい。

Sabosan様
お疲れ様です。●●部の●●です。
毎々早々の対応に感謝します。
本文面にて引き続き交渉にあたります。
以上取り急ぎの御礼まで。

Sabosan様
早急な対応ありがとうございます。
この内容で問題ないと思いますがお客様にも確認してもらっています。
確認取れ次第ご連絡致します。
よろしくお願い致します。

私が日頃意識している心がけについて、このような反応を受けるとやはりうれしいもの。このように、社内クライアント間で、「アイツは仕事が早い」という風評が立つようになると、企業法務担当者に対する信頼が増すようになり、今後の仕事がやりやすくなるという好循環を生み出すことになる。その結果、案件がさらに舞い込むようになり、ますまず忙しくなるのだが、ここが腕の見せ所で、自分なりに培ったテクニックやライフハックを使って、いかに仕事の品質を落とさずにスピードを高めるかについて日々苦心中だ。

ただし、注意が必要な点は、何から何までスピード重視というわけではないことだ。例えば、契約書への押印直前の最終チェック、諸官庁への届出書類の確認(特許権出願の明細書、法務局への登記申請書等)については、クオリティ重視でじっくり時間をかけたい。このように、ビジネスパーソンには、状況に応じて「アクセルとブレーキ」を使い分ける臨機応変さも必要だと思う。

というわけで、私は「即断即決&即レスポンス」をモットーに、日々の仕事に取り組んでいる。

マッキンゼー式最強の成長戦略マッキンゼー式最強の成長戦略
パトリック・ヴィギュエリ Patrick Viguerie スヴェン・スミット Sven Smit メルダッド・バグハイ Mehrdad Baghai 斉藤裕一

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2014年10月02日

【仕事術】マイデスクで5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)を実践する/身の回りの書類や物を整理し、仕事を効率化する

1.企業法務と整理術
企業法務担当者たる私は、所用で外出したり、別フロアで社内クライアントと打ち合わせをする場合を除き、一日の大半をオフィスの自分のデスクで過ごしている。従って、メインの仕事場所は自分のデスクとなるため、身の回りの書類や物をいかに効率よく整理するかが仕事の効率性を左右すると言っても過言ではない。

というわけで、今回は、デスク回りに関する私なりの整理術(の一部)を以下のとおりご紹介したい。

@効率的な仕事の流れを意識して机の上の配置を決める。
右利きの人は電話を左側に、ペンスタンドや文房具を右側に配置するなどして、仕事が効率的に処理されるよう自分なりの工夫を加える。特に、頻繁に使用する文房具、例えば、ふせん等は机にあらかじめ配置場所を決めておき、それに基づき使用する。

A引き出しごとに収納するものをあらかじめ決めておく
これもよく整理術の本に紹介されていることが多いが、私の場合、中央の引き出しには、ノートやクリアフォルダなど、右のサイドデスクの一番上にはクリップ・はんこ・のりなどの文房具類、真ん中には六法全書・専門書、一番下には仕掛中の仕事書類やリングファイルを立てて保管している。このように、あらかじめ入れる物を自分の中で定義しておけば、スムーズに取り出すことができる。

B書類はクリアフォルダに入れて、できる限り立てて保管する。
私は、新しい書類を入手した際には、すぐにクリアフォルダに収納している。A4サイズの書類に限らず、請求書・ハガキ・封筒などの変形サイズもクリアフォルダに放り込む。そうすれば、書類の紛失や汚損を防ぐことができるからだ。また、その書類の重要度に応じて色別に分けるのもおすすめだ。

企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【仕事術】紙媒体の資料はクリアフォルダに収納する/ビジネスパーソンに必須の文房具ツール

また、クリアフォルダを横に寝かせると、底にある書類の中身が一目で判断できないため、可能な限り立てて保管することをお勧めしたい。

C文房具にはこだわりをもつ。また職場と自宅で使用する文房具を統一する。
以前に私が愛用しているボールペンやシャーペンを紹介したことがあったが、私は同じものを二つ購入し、自宅と会社の双方で使用している。

企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【Lifehack】スラリ・ジェットストリーム・フリクションボールの書き比べをしてみる/自分にとって使いやすいボールペンとは?

ボールペンやシャーペンをいろいろ試した上、「これぞ!」というものは、自分の愛機として、じっくり使い込みたい(最近はジェットストリームがお気に入り)。そして、職場と自宅で使用する文房具類(得にペン)は同じものを二つそろえてそれぞれの場所で同じものを使えば違和感なく使うことができる。

D書類は停滞させない。すぐに処理・破棄・保管・保留に移行する。
企業法務担当者は、契約書など様々な書類を取り扱うが、まずはこれらをINBOXで一時保管する。

企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【仕事術】INBOXを活用することの重要性/タスク・情報を一時的に寝かせる場所を設ける

そして、中身を確認した上、クリアフォルダやリングファイルなどを活用して、処理・破棄・保管・保留を実行する。そして、保管や保留した場合は、自分でそのタイミリミットを設けておき、期限が到来した場合、処理または破棄に移行する。

E書類をPDFデータ化する。
書類は場所をとるが、PDFは場所をとらない。というわけで、ある程度重要と思われる書類(または今は使わなくても将来使用する可能性があるもの)はどんどんPDF化してサーバ内に保管している。その場合、いっそ書類自体はあっさりとシュレッダーすることもある。必要になれば、印刷すればよいためだ。例えば、長年契約交渉が途絶した状態で契約書を破棄したが、突然相手方と交渉が復活した場合、保管していたPDFデータを印刷して事なきを得たこともある。

企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【契約書】取引先との契約交渉が途絶状態の関連書類の取扱いについて/ある程度割り切って処分していくことが必要かと・・・。

Fクリアデスクを徹底する。
これは多くの企業で実践されていると思うが、仕事を終えて帰宅する際は、机上には何も置かない状態にしておく。そうすれば、次の日も気持ちよく仕事にとりかかることができるからだ。そもそも情報管理の観点からも机の上に書類を置きっぱなしにしておくのはNGだが・・・。

2.まとめ
整理テクニックに用いられる用語である「5S」というものをご存じだろうか。これはメーカーなどで推奨されている以下のポリシーをいう。

整理…必要なものと不要なものを分けて、必要なものだけを残す。
整頓…必要なものがすぐに取り出せるように配置場所を決める。
清掃…掃除をしてきれいな状態にする。
清潔…現在の状況がすぐに把握できるようにする。
躾……以上を習慣として継続する。

5Sは、製造現場だけではなく、ホワイトカラーが自分のデスクで書類や物を扱う場合にもあてはまるだろう。つまるところ、これは「何もしなければ周囲の環境は無秩序化し、仕事のミスを誘発しやすくなる。従って、常に環境を秩序化しておくべし」ということに集約できると思う。そして、これは自分の身の回りにある書類や物(=有体物)だけではなく、自分の頭の中、すなわち思考そのものにも同じ事があてはまるような気がする。

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2014年06月05日

【仕事術】メールの作成時間を短縮するためのテクニック/典型的な内容の場合、事前に用意していたテンプレートを活用する

企業法務担当者が、社内クライアントと連絡を行う場合、電子メールは欠かせないツールである。読者の方も日々大量の電子メールを作成して、読んでいることと思う。私も多いときは、1日に30〜40通のメールを作成することがあるが、メールをゼロから作成する場合、意外に時間がかかるもので、しかも、こうしたメールは、似たような内容を反復継続して送信することも多い。



そこで、私の場合、こうしたメールの作成時間を少しでも短縮するべく、あらかじめメールのテンプレートをカテゴリごとに複数作成しておき、メールソフトの「下書きトレイ」に保管している。そして、メールを作成する場合、まず新規メールを立ち上げてから、テンプレートから本文とヘッダー(テンプレートの本文内に少し位置をずらしてヘッダーも表記しておく)をコピー&ペーストした上、そこから案件に応じて具体的にカスタマイズするという作業を行っている。こうすれば、いちいちゼロからメールを作成するより効率化につながると思う。現時点における私のメール・テンプレートの数は50個ほどだが、必要に応じて作成・修正していく予定である。

なお、私が利用しているテンプレートの一部を簡単に紹介すると、以下のとおりである。

@契約審査を受任しましたので、結果は追ってご報告致します。今しばらくお待ち下さい。
A契約審査を行いましたが、内容に同意できますので、このまま締結手続きを進めて下さい。
B契約審査を行いましたが、内容に同意できませんので、相手方の契約書書式ではなく、自社の定型契約書の使用を打診して下さい。
C契約審査を行いましたが、内容に同意できませんので、相手方に対して法務部門で作成した付属覚書の同時締結を交渉して下さい。
D(上記で担当者から返事がない場合)以前の契約審査に基づき付属覚書を提示しましたが、返事がありませんので、状況をお知らせ下さい。
E(上記で担当者から返事がない場合)申し訳ありませんが、法務部門としては、これ以上本件のサポートを行うことはできませんので、依頼取り消しとさせて頂きますので、ご了承下さい。
F締結済みの契約書の契約期間が満了しますので、契約期間の延長の要否についてご回答下さい。

このやり方を導入して2年以上が経過しているが、たったこれだけの事でも大幅な時間短縮につながっている。ざっと見積もって1日あたり1時間ぐらいは節約できているのではないだろうか。営業担当者から「Sabosanはどうしてあれだけ長文のメールをすぐに送れるのですか?」と時折聞かれることもあるが、なんてことはない、このような「事前準備」の賜物である。



別にこれはメールだけに限らないが、典型的・反復的な仕事をテンプレート化することは、仕事の効率化や省コスト化につながると思う。従って、身の回りの仕事を見直した上、テンプレート化にチャレンジしてみてはいかがだろうか。むしろ、このようにして創出した浮いた時間を非典型・非反復的な案件についやすことこそが、全体的な仕事のパフォーマンス向上につながるのではないだろうか。

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posted by Sabosan at 05:31 | Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする